Apa itu data archiving?
Data archiving (Pengarsipan Data) adalah proses memindahkan data yang sudah tidak aktif digunakan ke media penyimpanan terpisah untuk retensi jangka panjang. Data arsip biasanya berupa data lama yang masih penting bagi organisasi atau harus disimpan untuk kebutuhan referensi di masa depan maupun alasan regulatory compliance. Data arsip diindeks dan dilengkapi fitur pencarian, sehingga file bisa ditemukan dan di-retrieve dengan mudah.
Data yang diarsipkan disimpan pada tier penyimpanan dengan biaya lebih rendah, sehingga bisa mengurangi konsumsi primary storage dan biaya yang terkait. Salah satu aspek penting dalam strategi data archiving adalah melakukan inventarisasi data untuk menentukan data mana yang layak diarsipkan.
Beberapa sistem arsip memperlakukan data arsip sebagai read-only agar tidak bisa dimodifikasi, sementara produk lain tetap memungkinkan read/write. Contohnya, teknologi WORM (write once, read many) menggunakan media yang tidak bisa ditulis ulang.
Data archiving paling cocok untuk data yang harus disimpan karena kebutuhan operasional atau regulasi, misalnya file dokumen, email, atau bahkan record database lama.
Manfaat data archiving
Manfaat utama dari data archiving adalah menurunkan biaya penggunaan primary storage. Primary storage umumnya mahal karena storage array harus memiliki IOPS (input/output operations per second) yang tinggi untuk memenuhi kebutuhan operasional user. Sebaliknya, archive storage jauh lebih murah karena biasanya menggunakan media berkapasitas besar namun berperforma rendah, seperti HDD, tape, atau optical storage yang lebih lambat dibanding disk high-performance atau flash drive.
Archive storage juga mengurangi volume data yang perlu di-backup. Dengan memindahkan data yang jarang diakses dari data set backup, performa backup dan restore akan meningkat. Biasanya organisasi juga melakukan data deduplication pada data yang dipindahkan ke tier penyimpanan lebih rendah, sehingga footprint storage berkurang dan biaya secondary storage ikut turun.
Data archiving vs. backup
Data archive berbeda dengan backup. Keduanya memang sama-sama termasuk secondary storage dengan media berkapasitas besar dan performa lebih rendah dibanding primary storage, namun fungsinya berbeda. Archive berfungsi untuk retensi data, sementara backup digunakan untuk proteksi data dan disaster recovery.
Data archive bisa dianggap sebagai repositori untuk data yang jarang diakses tetapi tetap tersedia jika dibutuhkan. Backup, sebaliknya, adalah bagian dari mekanisme pemulihan data (restore) jika data rusak atau hilang. Backup biasanya berisi data penting yang harus bisa dipulihkan dengan cepat saat terjadi kehilangan.
Online vs. offline data storage
Data archive bisa berbentuk berbagai model. Beberapa sistem menggunakan online storage, yaitu menyimpan arsip pada disk system sehingga data tetap mudah diakses. Archive bisa berbasis file atau object storage.
Sistem lain menggunakan offline storage, di mana data arsip ditulis ke tape atau removable media lain dengan software archiving, bukan disimpan online. Karena tape bisa dilepas, arsip berbasis tape mengonsumsi daya jauh lebih sedikit dibanding disk system, sehingga biaya penyimpanan lebih rendah.
Cloud storage juga bisa menjadi opsi penyimpanan arsip. Contohnya Amazon Glacier yang memang didesain untuk data archiving. Metode ini relatif murah, tetapi membutuhkan biaya berkelanjutan, dan biaya bisa terus naik seiring bertambahnya data. Penyedia cloud biasanya menyimpan arsip di media tape atau HDD.
Data archiving dan data lifecycle management
Proses archiving hampir selalu diotomatisasi dengan archiving software. Fitur software ini berbeda-beda antar vendor, tetapi sebagian besar akan memindahkan data lama ke arsip secara otomatis sesuai kebijakan arsip yang ditentukan oleh storage administrator. Kebijakan ini bisa mencakup aturan retensi spesifik untuk tiap jenis data.
Beberapa software archiving bisa secara otomatis menghapus data dari arsip jika sudah melewati masa simpan yang ditentukan oleh data retention policy organisasi. Banyak software backup dan platform manajemen data kini menambahkan fitur archiving ke produk mereka. Ini bisa menjadi solusi yang efisien dan hemat biaya, meski mungkin tidak selengkap software archiving khusus.
Archiving untuk regulatory compliance
Beberapa perusahaan diwajibkan menyimpan data dalam jangka waktu tertentu karena regulasi. Baik karena aturan industri maupun undang-undang pemerintah, kepatuhan menjadi hal penting dalam bisnis. Pelanggaran bisa berakibat denda, ganti rugi, hingga pembatalan kontrak.
Data archiving membantu perusahaan memenuhi compliance dengan menyimpan data jangka panjang sekaligus memudahkan akses data jika terjadi audit. Aturan mengenai durasi penyimpanan, lokasi penyimpanan, dan siapa saja yang bisa mengakses berbeda-beda tergantung industri dan jenis data yang dihasilkan.
Contoh regulasi yang mengharuskan organisasi melakukan compliance antara lain Sarbanes-Oxley Act, Health Insurance Portability and Accountability Act, dan General Data Protection Regulation (GDPR).