Apa itu project constraint?
Constraint dalam project management adalah batasan atau restriksi yang menentukan limitasi suatu proyek. Contohnya, scope proyek adalah batasan mengenai apa saja yang harus dicapai oleh proyek tersebut.
Tiga constraint paling penting dalam project planning dan manajemen proyek adalah time, cost, dan scope. Tiga hal ini sering disebut sebagai triple constraint, project management triangle, atau iron triangle.
Dalam project management triangle, berlaku asumsi bahwa setiap perubahan pada satu constraint akan memengaruhi satu atau bahkan kedua constraint lainnya. Misalnya, jika scope proyek diperluas, maka timeline kemungkinan akan lebih panjang dan biaya juga akan meningkat.
Hal ini juga dikenal dengan istilah pick two principle. Prinsip ini menyatakan bahwa dari tiga kualitas atau ekspektasi — misalnya good, fast, dan cheap — biasanya hanya dua yang bisa dicapai secara bersamaan. Contoh: produk bisa diselesaikan cepat dan murah, tapi kualitasnya akan menurun.
3 project constraint paling penting
Kebanyakan aspek dalam sebuah proyek didefinisikan oleh schedule, cost, dan scope. Schedule berhubungan dengan time constraint. Ini menentukan time frame dan kriteria manajemen waktu yang harus diikuti untuk menyelesaikan deliverables dan task, termasuk deadline akhir.
Cost proyek sering kali juga disebut sebagai resources atau finances. Cost constraint berkaitan dengan keterbatasan finansial dari resource yang dialokasikan ke budget proyek serta batas total biaya yang bisa digunakan. Sementara itu, scope proyek mencakup goals, deliverables, dan task yang mendefinisikan proyek.
Constraint lain dalam proyek
Selain time, cost, dan scope, ada juga constraint lain yang umum muncul sepanjang project lifecycle. Beberapa di antaranya adalah:
- Staffing. Kualifikasi anggota tim harus dipertimbangkan saat menyusun project team. Project lead adalah posisi yang sangat penting karena membutuhkan skill kepemimpinan plus kompetensi teknis yang relevan dengan proyek. Selain itu, beberapa anggota mungkin perlu skill khusus, misalnya expertise dalam artificial intelligence. Perlu juga disiapkan backup kandidat jika ada anggota yang tidak tersedia.
- Quality. Memberikan hasil berkualitas adalah requirement utama proyek. Level quality assurance sebaiknya ditentukan sejak awal, karena constraint kualitas akan memengaruhi constraint lainnya.
- Communication. Anggota tim harus berkomunikasi rutin, baik internal tim maupun dengan stakeholder dan manajemen senior. Laporan status periodik sangat penting.
- Benefits. Constraint lain yang penting adalah mendefinisikan benefit dari proyek sejak awal. Ini membantu memperjelas end game atau hasil akhir yang diharapkan sponsor proyek.
- Methodology. Cara kerja atau metodologi project management harus didefinisikan sejak awal, lalu ditinjau secara berkala untuk memastikan proyek tetap sesuai budget, on time, dan terhindar dari scope creep.
- Risks. Semua proyek, baik kecil maupun besar, pasti memiliki risiko. Risiko internal misalnya kehilangan staf atau dana, sementara risiko eksternal bisa berupa masalah supply chain atau gangguan software manajemen proyek. Risk assessment dan risk management adalah aktivitas kunci untuk memastikan kesuksesan proyek.
Mengelola project constraint
Constraint adalah bagian dari semua proyek. Mengelolanya dengan baik akan memastikan proyek selesai tepat waktu, dengan kualitas, fungsi, dan cost management yang sesuai harapan.
Proses manajemen constraint dimulai dengan menerima kenyataan bahwa constraint pasti ada dan berperan penting dalam proyek. Berikut beberapa langkah dan best practice untuk menghadapinya:
- Identifikasi constraint yang mungkin muncul saat menyusun project plan.
- Buat buffer zone atau area cadangan untuk mengantisipasi perubahan constraint.
- Monitoring constraint secara rutin sebagai bagian dari project management plan.
- Komunikasikan perubahan constraint ke pihak atau tim terkait.
- Kelola dengan baik bagaimana task dibagi dan dikerjakan.
- Siapkan diri untuk meninjau ulang dan memodifikasi constraint bila situasi berubah.
- Punya rencana darurat untuk menghadapi perubahan tak terduga dalam proyek.
- Evaluasi dampak constraint terhadap kepuasan stakeholder dan customer setelah proyek selesai.
Pelajari lima cara menjaga IT project planning tetap on track sekaligus menghadapi project constraint.