supply chain planning (SCP)

Apa itu perencanaan rantai pasokan?

Supply chain planning (SCP) atau perencanaan rantai pasokan adalah proses memprediksi permintaan produk dan merencanakan bahan baku serta komponennya, produksi, pemasaran, distribusi, dan penjualan. Tujuan utamanya adalah menyeimbangkan antara permintaan dan penawaran, supaya peluang pendapatan dari penjualan bisa dimaksimalkan secara tepat waktu dan dengan biaya serendah mungkin.

Anggota dari berbagai tim internal — seperti tim sales, marketing, dan produksi — bekerja bareng untuk memperkirakan permintaan produk berdasarkan berbagai faktor, termasuk data historis. Proyeksi ini kemudian diteruskan ke tim produksi dan tim lain yang membutuhkan info ini untuk mengelola inventaris. Organisasi juga bisa menggunakan software SCP yang biasanya dipasang di atas sistem transaksi untuk menyediakan fitur seperti perencanaan dan analisis skenario “what-if”.

SCP adalah salah satu dari dua kategori utama dalam manajemen rantai pasokan, selain dari eksekusi rantai pasokan (supply chain execution atau SCE). Dulu, proses SCP ini cuma dipakai sama organisasi besar, tapi sekarang sudah bisa digunakan oleh organisasi dari berbagai ukuran.

Langkah-langkah dalam perencanaan rantai pasokan

Sebagai bagian dari manajemen rantai pasokan, SCP bekerja dengan merencanakan dan memperhitungkan bahan mentah, pemasok, produksi, distribusi, dan penjualan ke pelanggan.

Proses SCP biasanya dimulai dari perencanaan permintaan. Di sini, tim yang terdiri dari orang-orang sales, marketing, dan produksi membuat proyeksi penjualan berdasarkan data historis dan info lain seperti data dari terminal point-of-sale (POS). Tim ini menganalisis data lewat spreadsheet, software perencanaan permintaan, atau repositori data untuk mencari pola yang bisa jadi petunjuk untuk permintaan di masa depan.

Perencanaan permintaan biasanya bukan cuma soal memprediksi permintaan, tapi juga mencoba memengaruhinya, misalnya lewat diskon harga, penggantian produk, atau promosi khusus. Aktivitas ini disebut demand shaping, dan jadi salah satu alat yang dipakai perusahaan buat menyamakan antara permintaan dan pasokan secara lebih presisi.

Setelah rencana permintaan disetujui, rencana tersebut diterjemahkan ke rencana produksi, dan kemudian dieksekusi lewat proses supply chain execution, kayak distribusi dan pemenuhan pesanan.

Elemen utama dalam perencanaan rantai pasokan

Di banyak perusahaan, perencanaan rantai pasokan dilakukan lewat kombinasi dari proses perencanaan, peramalan, dan software. Umumnya nggak ada satu sistem SCP yang bisa berdiri sendiri, tapi banyak aplikasi dan suite SCM (Supply Chain Management) yang dibuat untuk mendukung SCP secara end-to-end dengan memudahkan kolaborasi antar mitra dagang.

Integrasi antara sistem SCM dari vendor berbeda dan jaringan pengadaan online juga membantu memperlancar SCP lintas wilayah dan batas korporasi.

Proses utama dalam SCP antara lain:

Sales and operations planning (S&OP) adalah usaha untuk menyelaraskan pasokan dari produsen dengan permintaan dan kebutuhan pelanggan. Ini dilakukan dengan menggabungkan tim sales dan tim operasional seperti produksi, pemasaran, dan pengadaan untuk menyusun satu rencana produksi. Tim S&OP mulai dari ngumpulin informasi seperti prediksi penjualan, data stok, dan data penjualan, lalu menyusun rencana permintaan dan produksi berdasarkan kapasitas produksi dan distribusi yang tersedia. Rencana ini kemudian dicek ulang dengan keterbatasan sumber daya (kayak dana), sebelum akhirnya disetujui oleh eksekutif. Beberapa perusahaan juga mengintegrasikan S&OP ke dalam proses integrated business planning (IBP) yang lebih luas. FYI, IBP ini adalah pengembangan dari S&OP.

Material requirements planning (MRP) adalah metode buat ngitung dan merencanakan bahan baku dan komponen yang dibutuhin buat produksi sesuai rencana permintaan. Prosesnya mencakup mengecek inventaris bahan dan komponen, menentukan apa aja yang masih kurang, dan merencanakan pembelian atau produksinya. MRP punya peran penting dalam rantai pasokan karena berpengaruh ke pasokan yang masuk ke pabrik dan yang keluar dalam bentuk produk jadi.

MRP udah dipakai produsen sejak tahun 1960-an, dan sekarang hampir semua pabrik pakai ini. Ada juga versi lanjutannya yang disebut MRP II (manufacturing resource planning), yang mencakup MRP tapi juga meluas ke proses lain kayak penjadwalan produksi, pengadaan, dan manajemen keuangan. Di akhir 1980-an, konsep ini makin luas dan akhirnya tahun 1990 dikasih nama baru oleh Gartner, yaitu ERP (enterprise resource planning), supaya bisa dipakai semua jenis perusahaan, bukan cuma manufaktur.

S&OP, IBP, MRP, dan MRP II awalnya adalah proses manual sebelum akhirnya vendor software bikin modul-modul khusus. Sekarang, kebanyakan vendor ERP — apalagi yang fokus ke manufaktur — punya modul MRP. Beberapa punya modul S&OP dan sedikit yang sediakan IBP. Ada juga vendor MRP niche yang jumlahnya banyak.

Production planning fokus ke detail produksi barang, seperti jumlah dan tipe produk, komponennya, siapa yang produksi, dan pabrik atau mesin mana yang dipakai. Penjadwalan produksi adalah bagian penting dari proses ini, dan kadang istilahnya dipakai buat mewakili keseluruhan proses.

Advanced planning and scheduling (APS) adalah versi lebih canggih dari perencanaan produksi, yang mencoba mengoptimalkan lebih banyak faktor yang berpengaruh ke pasokan, terutama bahan baku, tenaga kerja, dan kapasitas pabrik. Bisa juga mencakup manajemen permintaan dan, secara teori, ngasih mekanisme yang lebih presisi buat nyamain pasokan dengan permintaan. Vendor ERP besar seperti Oracle dan SAP juga jual modul APS khusus.

Pentingnya perencanaan rantai pasokan

SCP adalah pendekatan taktis yang kalau dijalankan dengan baik bisa bantu mengoptimalkan proses produksi dan pengiriman barang. Bisa bikin biaya produksi lebih rendah, ningkatin penjualan, dan bantu jalin relasi sama supplier.

Dengan strategi SCP yang efektif, organisasi bisa memperkirakan permintaan secara akurat dan menghindari surplus atau kekurangan stok. Selain itu, kalau udah punya rencana cadangan, bisa lebih siap menghadapi gangguan rantai pasokan yang mungkin terjadi.

Software SCP juga bantu organisasi buat berkomunikasi dan kerja bareng supplier secara lebih efektif. Kalau organisasi dan supplier bisa akses data yang sama, maka keputusan atau perubahan bisa dilakukan lebih cepat, terutama yang berkaitan sama stok.

Manfaat perencanaan rantai pasokan

Penerapan SCP yang efektif bisa ngasih keuntungan berikut:

• Perbaikan pengumpulan data. Akses ke data real-time dan akurat bisa bantu proses pengambilan keputusan dan memfasilitasi proses sensitif waktu seperti just-in-time manufacturing.
• Manajemen inventaris yang lebih baik. Data inventaris yang up-to-date bisa mendukung produksi ramping (lean production) dan mengurangi biaya overhead.
• Efisiensi meningkat. Rencana permintaan dan produksi yang akurat bisa bantu organisasi mengenali inefisiensi, seperti pemborosan bahan mentah dan kelebihan stok, yang ujungnya ningkatin respons organisasi.
• Kepuasan pelanggan lebih baik. Melacak sentimen pelanggan dan permintaan produk bisa ningkatin margin keuntungan.
• Manajemen siklus produk lebih optimal. Perencanaan permintaan bisa bantu menyelaraskan pengembangan produk dengan permintaan pasar.
• Peningkatan output. Komunikasi yang lebih baik dalam SCP juga ningkatin koordinasi dan hasil kerja antara vendor, supplier, dan organisasi.
• Kerja sama makin kuat. SCP memfasilitasi kolaborasi antar vendor, distributor, dan organisasi, karena komunikasi yang intens dibutuhkan buat mengantisipasi permintaan bahan baku, komponen, dan level inventaris.
• Pengurangan keterlambatan. Semua pihak yang terlibat dalam SCP seharusnya punya pemahaman yang jelas soal peran dan tanggung jawabnya, serta menangani masalah seperti kekurangan atau keterlambatan pengiriman dengan cepat.