Statement of Work (SOW) dalam manajemen proyek adalah dokumen yang dibuat oleh contracting officer atau Chief Procurement Officer (CPO) untuk menjelaskan tujuan dan hasil kerja (deliverables) dari suatu proyek atau kontrak layanan. Biasanya, SOW ini disertakan dalam dokumen request for proposal (RFP), yaitu dokumen untuk meminta penawaran resmi dari para vendor atau penyedia layanan potensial.
Penyedia layanan akan membaca SOW ini untuk menentukan apakah mereka sanggup memenuhi tujuan dan deliverables yang diminta dan apakah mereka ingin mengajukan penawaran. SOW yang ditulis dengan baik bisa meminimalkan potensi miskomunikasi dan memberikan titik awal diskusi antara klien dan kontraktor sebelum mereka masuk ke kontrak kerja formal yang bersifat mengikat secara hukum. Jadi, SOW itu seperti fondasi formal dari kontrak akhir, walaupun bukan kontraknya langsung.
Keuntungan menggunakan Statement of Work
SOW cocok banget buat proyek-proyek, baik internal maupun eksternal, yang terlalu kompleks kalau hanya pakai work breakdown structure (WBS). Beberapa keuntungannya antara lain:
- Sifatnya mengikat secara hukum dan sudah disetujui oleh klien, jadi semua pihak udah komit dari awal.
- Memberikan transparansi soal metode dan proses ke semua stakeholder proyek.
- Mengurangi potensi kebingungan saat proyek berlangsung.
- Menghubungkan tim-tim yang mungkin nggak kerja bareng langsung tapi tetap punya kontribusi ke proyek.
- Mempercepat proses perencanaan untuk proyek besar yang kompleks.
Apa saja isi dalam dokumen Statement of Work?
Format SOW bisa beda-beda tergantung proyek, tapi umumnya mengikuti template tertentu dengan elemen-elemen yang konsisten, seperti:
- Background: Menjelaskan latar belakang dan konteks proyek, termasuk tujuan bisnis yang ingin dicapai.
- Purpose/objectives: Menjelaskan tujuan utama proyek dan bagaimana proyek ini bisa menyelesaikan masalah atau memberikan dampak positif bagi organisasi.
- Scope of work: Menjabarkan pekerjaan apa saja yang dilakukan, cara membaginya, siapa yang bertanggung jawab, dan sumber daya yang dibutuhkan sesuai anggaran.
- Tasking and deliverables: Menjelaskan tugas spesifik dan deliverables lengkap dengan timeline dan siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing tugas.
- Standards and testing: Menyebutkan standar industri dan compliance yang harus dipenuhi serta pengujian yang dibutuhkan.
- Acceptance criteria: Menjelaskan bagaimana klien akan menilai hasil kerja apakah sesuai target atau tidak.
- Payment: Menjelaskan sistem pembayaran, jadwal invoice, dan ketentuan jam kerja kalau diperlukan.
Selain itu, bisa juga ada bagian tambahan soal kebutuhan khusus seperti hardware/software tertentu, sertifikasi teknis, atau clearance keamanan. Kalau perlu, lokasi proyek dan kebutuhan perjalanan juga disertakan.
Tips menulis Statement of Work yang efektif
Karena bersifat legal dan bisa kompleks, menulis SOW perlu hati-hati. Berikut beberapa tips terbaik:
- Gunakan kalimat pendek dan jelas.
- Tambahkan glosarium di bagian latar belakang untuk menjelaskan akronim dan istilah teknis.
- Sebutkan kepanjangan akronim saat pertama kali digunakan.
- Hindari jargon teknis yang nggak umum.
- Gunakan kata kerja yang konsisten di seluruh dokumen.
- Pakai frasa yang bersifat mengikat, seperti “kontraktor akan…” atau “manajer pengadaan wajib…”
- Hindari kata-kata yang bisa multitafsir, seperti etc.
- Berikan cukup detail tanpa berlebihan agar tetap fleksibel.
- Jadwalkan review dan testing secara berkala supaya proyek tetap sesuai jalur.
- Gunakan visualisasi seperti diagram atau grafik untuk memperjelas isi dokumen.
Jenis-jenis dokumen Statement of Work
SOW biasanya dibagi berdasarkan kebutuhan bisnisnya. Tiga jenis umum SOW antara lain:
- Design/detail: Fokus ke detail teknis proyek, seperti kualitas, jumlah sumber daya, dan bahan. Klien mendikte dengan jelas bagaimana pekerjaan dilakukan.
- Level of effort/time and materials/unit rate: Model paling umum. Menjabarkan tugas, material, layanan, dan timeline yang dibutuhkan.
- Performance-based: Lebih fokus ke hasil akhir daripada prosesnya. Proses tetap dijelaskan, tapi berorientasi pada hasil.
SOW dalam pengadaan pemerintah
Di Amerika Serikat, dulu SOW dalam proyek pemerintah sangat mendetail. Tapi sejak adanya Government Performance and Results Act dan Clinger-Cohen Act, kontrak jadi lebih fokus pada hasil (performance-based). Salah satu contohnya adalah performance work statement yang menekankan outcome dan standar performa, bukan sekadar proses kerja.
SOW dalam kontrak freelance
Dalam konteks freelance, SOW bisa dipakai untuk mendokumentasikan tugas yang disepakati dalam periode tertentu. Sering kali ini jadi versi tertulis dari kesepakatan verbal, atau disebut juga assignment letter. Biasanya SOW jenis ini tetap legal karena didukung kontrak utama seperti writer’s agreement atau consulting agreement.
Statement of Work vs. Scope of Work
Walau sama-sama disingkat SOW, keduanya beda. Scope of Work adalah salah satu bagian dari Statement of Work secara keseluruhan. SOW membahas seluruh aspek proyek, sedangkan scope hanya fokus pada bagaimana tujuan tercapai dan siapa yang terlibat. Menentukan scope dari awal bisa mencegah bottleneck dan perluasan proyek yang nggak direncanakan.