Apa itu Root Cause Analysis (RCA)?
Root Cause Analysis atau RCA adalah metode untuk mencari tahu akar penyebab dari sebuah insiden yang terjadi, baik itu yang sudah dialami maupun yang sedang diamati. Dalam proses ini, kita bakal mengkaji faktor-faktor penyebab utama dari insiden tersebut—dengan fokus pada *kenapa*, *bagaimana*, dan *kapan* kejadian itu bisa terjadi. Biasanya, RCA dilakukan oleh organisasi untuk mengidentifikasi sumber utama masalah, supaya nggak terulang lagi di masa depan.
Kalau ada sistem yang rusak atau berubah, RCA sebaiknya dijalankan agar bisa dipahami sepenuhnya kenapa hal itu terjadi. RCA ini bisa dibilang selangkah lebih maju dibanding sekadar pemecahan masalah, karena nggak cuma menyelesaikan efeknya, tapi menyelidiki penyebab intinya.
Kadang, RCA juga bisa dipakai buat memahami kenapa sistem tertentu bisa bekerja lebih baik daripada yang lain. Tapi umumnya, RCA fokus pada masalah—terutama kalau masalah itu berdampak ke sistem kritikal. Tujuan utamanya adalah menghubungkan semua faktor penyebab agar bisa ditangani dengan tepat dan nggak terulang lagi. Jadi, yang dicari bukan cuma gejalanya, tapi sumber sebenarnya dari masalah tersebut.
Masalah yang butuh RCA bisa muncul karena human error, kegagalan sistem fisik, gangguan proses operasional organisasi, dan lainnya. Misalnya, RCA dilakukan saat mesin pabrik rusak, pesawat mendarat darurat, atau web application down.
Tujuan dan Manfaat Root Cause Analysis
Tujuan utama dari RCA adalah mengurangi risiko dalam organisasi secara keseluruhan. Info yang didapat dari proses ini bisa dipakai buat ningkatin reliability sistem. Secara garis besar, ada tiga tujuan RCA:
- Ngerti secara jelas apa yang sebenarnya terjadi—nggak cuma gejalanya doang, tapi runtutan kejadian dan penyebab utamanya.
- Paham langkah apa yang harus diambil buat menangani insiden berdasarkan faktor penyebabnya.
- Menerapkan pelajaran dari kejadian tersebut biar nggak keulang lagi, atau kalau perlu, ngulang kondisi positif yang mendasari hasil bagus.
Kalau RCA berhasil mencapai tujuannya, beberapa manfaat yang bisa dirasakan organisasi antara lain:
- Optimasi sistem, proses, atau operasional dengan mengungkap bottleneck yang tersembunyi.
- Mencegah masalah serupa terjadi lagi dan ningkatin kualitas manajemen.
- Ningkatin kualitas layanan ke user karena masalah ditangani lebih cepat dan tuntas.
- Perkuat komunikasi dan kolaborasi internal, sekaligus pemahaman mendalam tentang sistem yang ada.
- Hemat waktu jangka panjang karena fokus ke solusi, bukan terus-terusan menangani gejalanya aja.
- Hemat biaya dengan cepat menangani akar masalah dibanding ngatasi efeknya terus-menerus.
RCA bisa dipakai di banyak industri. Kalau dilakukan dengan efektif, RCA bisa bantu ningkatin perawatan medis, kurangi kecelakaan kerja, performa aplikasi, uptime infrastruktur, maintenance mesin, keselamatan transportasi, dan banyak aspek lainnya.
Prinsip-prinsip Root Cause Analysis
Walaupun RCA bisa diterapkan di berbagai industri dan situasi, ada empat prinsip dasar biar prosesnya efektif:
1. Pahami kenapa, bagaimana, dan kapan insiden terjadi
Tiga pertanyaan ini saling melengkapi buat dapetin gambaran lengkap soal akar penyebab insiden. Tanpa tau *bagaimana* dan *kapan*, kita bakal kesulitan nebak *kenapa* itu bisa kejadian.
2. Fokus ke akar masalah, bukan gejalanya
Kalau cuma ngatasi gejala, masalah utamanya tetap bakal muncul lagi. RCA harus ngulik relasi antar kejadian dan penyebab mendalam dari insiden.
3. RCA bukan cuma buat solusi, tapi juga pencegahan
Tujuan akhir RCA adalah biar masalah nggak kejadian lagi. Kalau cuma sekadar cari tau penyebab tapi nggak ada langkah pencegahan, ya hasilnya setengah matang.
4. Lakukan dengan benar dari awal
Kalau RCA dilakukan asal-asalan, hasilnya bisa ngaco atau malah memperparah masalah. Prosesnya harus sistematis, pakai metode yang tepat, dan didukung penuh sama pihak manajemen.
Metode Root Cause Analysis
Salah satu metode paling populer adalah 5 Whys. Metodenya simpel—kita mulai dari definisi masalah, lalu tanya “kenapa?” terus sampai dapet akar penyebabnya. Nggak harus selalu lima kali, kadang lebih, kadang kurang.
Metode lainnya adalah diagram Ishikawa atau fishbone diagram, di mana masalah diletakkan di “kepala ikan” dan penyebab-penyebabnya ditarik dari “tulang-tulang” di belakangnya. Penyebab ini dikelompokkan berdasarkan kategori dan dihubungkan ke tulang punggung diagram.
Metode lain yang juga sering dipakai:
- Failure Mode and Effects Analysis (FMEA): Mengidentifikasi berbagai cara sistem bisa gagal dan menganalisis dampaknya. (asq.org)
- Fault Tree Analysis (FTA): Visualisasi hubungan sebab-akibat pakai logika Boolean untuk cari kemungkinan penyebab kegagalan.
- Pareto Chart: Kombinasi grafik batang dan garis untuk melihat frekuensi penyebab paling umum dari suatu masalah.
- Change Analysis: Analisis perubahan kondisi dari waktu ke waktu yang mungkin memicu insiden.
- Scatter Chart: Diagram dua dimensi (x-y) untuk cari pola relasi antara variabel yang mungkin jadi penyebab masalah.
Komunikasi yang baik dalam tim juga penting selama proses RCA. Biasanya setelah RCA selesai, ada sesi debrief atau post-mortem untuk bahas insight dan pelajaran yang bisa diambil.
Tools untuk Root Cause Analysis
RCA menggabungkan analisis manusia dengan data dari tools pemantauan sistem. Tim IT biasanya pakai tools yang sudah mereka gunakan untuk application monitoring, monitoring infrastruktur, atau systems management, termasuk cloud management tools.
Beberapa tools juga sudah dilengkapi fitur RCA bawaan. Bahkan, ada juga tools yang bisa ngumpulin dan ngorelasikan data dari berbagai sumber buat bantu proses troubleshooting. Tools berbasis AIOps bisa belajar dari kejadian sebelumnya dan kasih saran untuk solusi di masa depan.
Selain tools internal, tim IT juga sering cari info dari luar—misalnya cek AWS Health Dashboard atau diskusi di Stack Overflow untuk insight tambahan.
Contoh Root Cause Analysis
RCA bisa diterapkan di berbagai kasus. Berikut dua contoh nyata:
Contoh 1: Gangguan layanan email
Selama dua jam, pengguna nggak bisa kirim atau terima email. Tim IT diminta cari tahu kenapa.
Mereka mulai dengan bikin problem statement, lalu pakai metode 5 Whys:
- Kenapa email nggak jalan? Mail flow berhenti.
- Kenapa mail flow berhenti? Ada yang install patch di jam kerja.
- Kenapa patch dipasang siang hari? Admin nggak ngikutin SOP yang bilang patch harus di luar jam kerja.
- Kenapa downtime sampai dua jam? Karena patch matikan service dan butuh waktu buat troubleshooting di tengah kekacauan.
Dari jawaban ini, tim bisa perbaiki prosedur patching supaya insiden kayak gini nggak kejadian lagi.
Contoh 2: Penurunan jumlah user aplikasi mobile
User aktif terus turun selama dua minggu. Tim dari berbagai divisi kumpul buat lakukan RCA.
Setelah data dikumpulkan, mereka bikin fishbone diagram untuk identifikasi penyebab. Ternyata, penurunan user disebabkan oleh peluncuran aplikasi kompetitor yang punya fitur canggih dan integrasi pihak ketiga yang solid.
Dari sini, tim bikin strategi percepatan update aplikasi mereka sendiri dan koordinasi dengan tim marketing dan support.
Cara Melakukan Root Cause Analysis
RCA harus dilakukan secara sistematis dan kolaboratif. Berikut 5 langkah dasarnya:
1. Definisikan masalah
- Buat problem statement yang jelas.
- Identifikasi gejala dan dampaknya.
- Pastikan semua pihak paham skalanya.
2. Kumpulkan data yang relevan
- Kumpulkan bukti sebanyak dan selengkap mungkin.
- Catat waktu kejadian, kondisi, dan faktor lingkungan.
3. Identifikasi dan petakan kejadian
- Buat urutan kejadian dan korelasinya.
- Cari faktor penyebab dan kondisi sekitar saat insiden.
4. Temukan akar penyebabnya
- Analisis semua data dan eliminasi penyebab yang kurang kuat.
- Simulasikan kondisi jika memungkinkan.
5. Implementasi solusi
- Buat action plan yang konkret dan realistis.
- Identifikasi hambatan implementasi.
- Evaluasi setelah solusi diterapkan.
Setiap tahap harus terdokumentasi dengan baik, dari awal sampai akhir. Ini penting buat referensi ke depannya dan evaluasi keberhasilan RCA.