records management

Records management adalah proses pengelolaan dan pengawasan terhadap dokumen, baik yang berbentuk digital maupun fisik, tanpa memandang formatnya. Aktivitas dalam records management mencakup pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, hingga pembuangan dokumen. Dalam konteks ini, “record” berarti konten yang mencatat suatu transaksi bisnis.

Dokumen yang termasuk “records” bisa berupa kontrak, memo, file kertas, file elektronik, laporan, email, video, log pesan instan, dan juga database. Untuk dokumen fisik biasanya disimpan di dalam boks atau lemari arsip, baik di kantor maupun di gudang penyimpanan. Sementara itu, dokumen digital disimpan di media penyimpanan, baik lokal, off-site, atau di cloud.

Bagaimana cara kerja records management?

Tujuan utama dari records management adalah memastikan dokumen penting tetap mudah diakses untuk kebutuhan operasional maupun audit. Biasanya spreadsheet dipakai buat melacak lokasi penyimpanan dokumen.

Tapi sekarang sudah banyak software yang mendukung pengelolaan records dengan menggunakan taxonomy dan records retention schedule. Aplikasi semacam ini dikenal sebagai enterprise information management system, yang juga mendukung proses information governance.

Records management sendiri adalah bagian penting dari rencana information governance. Proses manajemen siklus hidup dokumen biasanya terdiri dari lima tahap:

  1. Membuat atau menerima dokumen
  2. Menggunakan atau memodifikasi dokumen
  3. Menyimpan dan melindungi dokumen
  4. Menghapus atau menghancurkan dokumen yang sudah tidak diperlukan
  5. Mengarsipkan dokumen yang perlu disimpan jangka panjang

Kenapa records management itu penting?

Records management memastikan dokumen dikelola dan diakses dengan aman. Ini juga membantu organisasi memenuhi regulasi hukum terkait informasi.

Beberapa alasan kenapa records management itu penting:

  • Nilai historis. Dokumen lama bisa dijadikan referensi dan bukti perkembangan bisnis. Ini berguna dalam pengambilan keputusan yang lebih akurat.
  • Keamanan. Menghindari kehilangan dokumen karena penyimpanan yang buruk atau insiden seperti hacking.
  • Kepatuhan. Dengan adanya sistem regulatory compliance, organisasi bisa mematuhi hukum, menghindari denda dan gugatan.
  • Kontrol akses. Sistem records management bisa mengatur siapa yang berhak mengakses data berdasarkan peran atau divisi.

Kelebihan dan kekurangan records management

Kelebihan dari memiliki sistem records management antara lain:

Mempermudah pencarian dokumen terkait insiden atau permintaan hukum (misalnya subpoena).

Membantu memenuhi tuntutan klien atau peraturan terkait akses dan manajemen konten.

Namun, ada juga tantangannya:

  • Biaya. Implementasi sistem butuh investasi, termasuk perangkat keras, software, cloud storage, dan lainnya.
  • SDM. Mencari tenaga ahli dalam bidang ini bisa jadi tantangan tersendiri.
  • Kebijakan dan prosedur. Harus dibuat data retention policy yang jelas dan sesuai standar.

Standar records management

Organisasi terbesar yang fokus di bidang ini adalah ARMA International. Bersama profesional IT, mereka membuat Generally Accepted Recordkeeping Principles yang mencakup 8 prinsip dasar:

Standar internasional dari ISO juga cukup banyak. Contohnya:

ISO 15489-1:2016 — Konsep dan prinsip dasar records management.

ISO 15489-2:2016 — Panduan penerapan sistem records management.

Masih ada banyak standar lainnya, termasuk dari ANSI dan ARMA yang lebih detail untuk pengelolaan vital records, records center, dan lainnya.

Pelatihan dan sertifikasi records management

Beberapa sertifikasi yang bisa diikuti:

  • AIIM Certified Information Professional
  • ARMA Certified Information Governance Professional
  • ICRM Certified Records Manager
  • Sertifikasi ISO 15489

Kebijakan records management

Organisasi idealnya punya kebijakan formal yang mengatur proses pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan pembuangan records. Kebijakan ini bisa mengacu ke standar ISO 15489 dan ISO 30301. Hal ini juga jadi bukti kuat saat organisasi menjalani proses audit.

Contoh implementasi nyata

Sebuah lembaga pemerintah di Washington beralih dari arsip kertas ke sistem otomatis (KwikTag, kini milik Paymerang). Mereka menghadapi tantangan seperti ruang penyimpanan dan pelatihan karyawan untuk mengikuti kebijakan baru.

Cybersecurity & sustainability

Program records management harus sinkron dengan inisiatif keamanan siber dan sustainabilitas. Contohnya:

Tim IT harus pastikan sistem keamanan bisa lindungi semua jenis records.

Tim lingkungan perlu koordinasi terkait penyimpanan digital yang konsumsi daya dan ruang server-nya besar.

Sistem dan vendor records management

Beberapa sistem records management populer:

  • Box
  • DocuPhase
  • Laserfiche
  • Microsoft SharePoint
  • Newgen
  • OpenText Extended ECM
  • Revver (dulunya EFileCabinet)

Masa depan records management

Beberapa tren teknologi ke depan:

  • AI & machine learning — bantu klasifikasi dan otomatisasi records.
  • Blockchain — verifikasi dokumen digital biar gak bisa dimanipulasi.
  • Cloud storage — manajer records harus paham risiko dan manfaat cloud.
  • Backup & recovery — penting untuk mitigasi kehilangan data.
Tagged:

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *