Apa Itu Warehouse Management System (WMS)?
Warehouse Management System (WMS) adalah gabungan dari perangkat lunak dan proses yang dirancang untuk membantu organisasi mengelola operasional gudang, mulai dari saat barang masuk hingga barang tersebut dikirim keluar. Gudang sendiri adalah pusat utama dalam proses manufaktur dan rantai pasok, karena di sanalah semua bahan mentah maupun produk jadi disimpan.
Tujuan utama dari WMS adalah memastikan pergerakan barang dalam gudang berjalan secara efisien dan hemat biaya. Fungsi utama WMS mencakup pelacakan inventaris, proses picking, receiving, hingga penyimpanan.
Selain itu, WMS juga memberikan visibilitas terhadap level inventaris suatu organisasi, membantu proses forecasting, mendukung inventory control, dan menyediakan data metrik penanganan material secara real-time baik saat di gudang maupun dalam perjalanan.
Biasanya, yang menggunakan WMS adalah manajer gudang. Tapi sistem ini juga bisa terintegrasi dengan sistem lain seperti ERP (Enterprise Resource Planning), CRM, TMS (Transportation Management System), serta sistem manajemen inventaris. Misalnya, tim sales bisa menggunakan data dari WMS untuk mengecek kecepatan proses pemenuhan pesanan, lalu melihat TMS untuk detail pengiriman dan estimasi tanggal sampai. Semua data tersebut bisa dikompilasi dalam bentuk laporan performa.
Posisi WMS Dalam Rantai Pasok
Dalam rantai pasok (lihat Gambar 1), kecepatan dan efisiensi proses sangat tergantung pada operasional gudang. Di sinilah WMS memainkan peran penting dalam optimasi supply chain management (SCM), mulai dari penerimaan bahan mentah hingga pengiriman barang jadi.
Kalau bahan baku nggak diterima dengan baik atau komponen terselip, proses produksi bisa terganggu. Di sinilah WMS membantu dengan melacak pergerakan inventaris secara akurat dan efisien. Tugas utama WMS adalah mengotomatisasi operasional gudang seperti proses fulfillment, pengiriman, dan penerimaan barang, termasuk pelacakan melalui barcode atau RFID. Informasi ini disinkronkan dengan modul inventaris di ERP.
ERP sendiri menangani fungsi akuntansi, manajemen pesanan, dan kontrol inventaris, sedangkan WMS fokus pada logistik dan pelacakan pengiriman. Integrasi antara WMS dan TMS membantu koordinasi logistik inbound maupun outbound, seperti penjadwalan tenaga kerja, manajemen yard, dan cross-docking.
Jenis-Jenis Warehouse Management System
Jenis WMS biasanya disesuaikan dengan skala dan kebutuhan organisasi. Beberapa tipe WMS yang umum adalah:
- Standalone system.
- Modul WMS dalam sistem SCM.
- Modul WMS dalam ERP.
- WMS berbasis cloud.
Skalanya juga beragam, dari yang simpel pakai spreadsheet sampai sistem canggih berbasis cloud.
Siapa yang Menggunakan Teknologi WMS?
WMS bisa dirancang khusus sesuai ukuran organisasi. Ada organisasi yang membangun WMS sendiri, tapi sekarang lebih banyak yang menggunakan solusi dari vendor, terutama yang berbasis cloud.
Fitur dan konfigurasi juga bisa disesuaikan, misalnya untuk kebutuhan e-commerce atau ritel fisik. Tipe barang yang ditangani juga menentukan fitur WMS, misalnya toko alat olahraga akan beda kebutuhannya dengan supermarket.
Fitur Umum WMS
Fitur umum dalam software WMS antara lain:
- Desain gudang: Menyesuaikan alur kerja dan strategi *picking* agar penggunaan ruang optimal.
- Pelacakan inventaris: Integrasi dengan AIDC seperti barcode/RFID.
- Penerimaan dan penyimpanan: Dilengkapi teknologi pick-to-light atau voice-picking.
- Picking & packing: Termasuk metode seperti zone picking, wave picking, batch picking.
- Pengiriman: Menghasilkan invoice, packing list, dan notifikasi pengiriman otomatis.
- Manajemen tenaga kerja: Memantau performa karyawan lewat KPI.
- Manajemen dock & yard: Membantu truk menemukan loading dock yang sesuai.
- Pelaporan: Analisis performa gudang dan insight untuk perbaikan.
WMS Berbasis Cloud
WMS dulunya dijalankan secara on-premise, tapi sekarang tren-nya pindah ke cloud karena lebih praktis dan efisien. Sistem cloud ini dikelola oleh vendor atau penyedia layanan cloud, jadi tim IT internal nggak perlu pusing urusan instalasi dan update.
Untuk UKM (SMB), WMS cloud sangat ideal karena instalasi cepat dan biaya lebih murah. Perusahaan besar yang butuh sistem super kustom biasanya masih memilih on-premise.
Kelebihan WMS Cloud
- Implementasi lebih cepat
- Minim repot upgrade
- Biaya lebih rendah
- Skalabilitas tinggi
Kekurangan WMS Cloud
- Biaya jangka panjang: Model berlangganan bisa jadi lebih mahal.
- Kustomisasi terbatas
- Update rutin: Bisa memaksa pengguna beradaptasi dengan cepat.
Beberapa vendor besar seperti IBM, Microsoft, Oracle, dan SAP menawarkan berbagai opsi WMS, termasuk versi cloud. Vendor lainnya seperti Fishbowl, HighJump, dan SnapFulfil lebih fokus ke solusi cloud saja.
Manfaat WMS
Meski kompleks dan mahal, WMS menawarkan berbagai manfaat:
- Mengurangi biaya tenaga kerja
- Meningkatkan akurasi inventaris
- Lebih fleksibel dan responsif
- Mengurangi kesalahan pengiriman
- Layanan pelanggan jadi lebih baik
Integrasi WMS dengan IoT
Perangkat terhubung dan sistem berbasis IoT memungkinkan perusahaan mengatur produksi dan distribusi barang secara akurat. Dengan IoT, supply chain bisa berbasis pull (berdasarkan permintaan), bukan push (berdasarkan proyeksi).
WMS dan Kecerdasan Buatan (AI)
Banyak sistem WMS modern kini mengadopsi AI untuk meningkatkan performa. Contohnya, AI bisa bantu cari lokasi produk, analisis konfigurasi gudang, rekomendasi penempatan barang, hingga membuat laporan performa. Beberapa sistem bahkan sudah mulai mengintegrasikan AI generatif seperti ChatGPT untuk otomatisasi penulisan laporan.
Vendor WMS Terpopuler
Vendor besar:
- IBM
- Microsoft
- Oracle
- SAP
Vendor lain dengan spesialisasi atau fokus pada UKM:
- Aptean
- ASCTrac
- Blue Yonder
- Click Reply
- Epicor
- Fishbowl
- HighJump
- Infor
- Manhattan Associates
- Sage
- SnapFulfil
- Softeon
- Tecsys
Memahami berbagai jenis sistem gudang sangat penting untuk menciptakan operasional gudang yang efisien. Juga penting untuk tahu perbedaan antara warehouse management systems vs. warehouse control systems vs. warehouse execution systems.