fax

Apa itu fax?

Fax — singkatan dari facsimile dan kadang disebut juga telecopying — adalah transmisi telepon dari materi cetakan yang dipindai, termasuk teks atau gambar. Fax biasanya dikirim ke nomor telepon yang terhubung dengan printer, mesin fax, atau perangkat output lainnya. Saat ini, teknologi fax berbasis komputer sepenuhnya sudah digital tanpa perlu cetak kertas.

Fax sering digunakan ketika dokumen perlu dikirim dengan cepat dan aman. Mesin fax akan memindai dokumen dan mengirimkannya lewat saluran telepon atau internet. Dokumen bisa menempuh jarak jauh hanya dalam hitungan menit, menghemat waktu dan biaya dibanding metode pengiriman dokumen lainnya. Transmisi fax juga tergolong aman karena tiap dokumen diberi kode unik yang memastikan hanya pihak yang berwenang bisa mengakses isinya.

Mesin fax makin populer dalam beberapa tahun terakhir karena kemudahan penggunaannya dan kemampuannya mengirim banyak dokumen sekaligus. Ini bikin mesin fax cocok banget buat bisnis yang rutin mengirim dokumen dalam jumlah besar dengan cepat dan aman, misalnya di bidang hukum dan keuangan. Sekarang juga udah banyak aplikasi fax yang bisa dipakai untuk kirim dan terima fax langsung dari komputer atau smartphone.

Bagaimana cara kerja fax

Mesin fax memindai dokumen, memperlakukan teks dan gambar sebagai satu gambar grafis tetap, lalu mengubahnya menjadi bitmap. Dalam bentuk digital ini, informasi dikirim sebagai sinyal listrik melalui jaringan telepon umum (PSTN) menggunakan saluran telepon analog standar. Dokumen digital ini juga bisa dikirim lewat internet. Mesin fax penerima akan mengubah kembali gambar yang dikodekan tersebut dan menghasilkan versi digital dari dokumen yang bisa dicetak jika diinginkan.

Kebanyakan modem modern sudah mendukung pengiriman dan penerimaan data fax. Software modem fax dapat menghasilkan sinyal fax langsung dari file di hard disk atau dari tampilan layar. Bahkan kalau dokumennya cuma teks, komputer tetap akan memperlakukannya sebagai gambar hasil scan dan mengirimnya sebagai bitmap.

Mengirim pesan lewat fax online cocok kalau penerima cuma perlu membaca isinya. Tapi kalau dokumen perlu diedit, maka harus diubah dulu ke teks ASCII menggunakan program OCR (optical character recognition) atau diketik ulang secara manual.

Email adalah metode yang lebih efisien untuk kirim dokumen yang butuh diubah. File email umumnya sudah berupa teks ASCII sehingga bisa langsung diedit dengan text editor atau word processor.

Beberapa penyedia layanan gratis maupun berbayar menawarkan opsi penggunaan internet alih-alih jaringan telepon umum untuk sebagian atau seluruh jalur ke titik fax. Beberapa layanan fax online juga mendukung siaran fax ke banyak alamat sekaligus.

Keuntungan teknologi fax

Kemampuan mengirim dokumen penting secara digital benar-benar mengubah cara kerja bisnis, karena nggak perlu lagi nyetak dokumen fisik yang rentan hilang atau rusak. Berikut beberapa keuntungan menggunakan fax:

Biaya rendah. Biaya kirim fax sangat kecil, apalagi kalau lewat internet.

Aman. Enkripsi membantu memastikan dokumen fax tidak rusak atau dicuri selama pengiriman. Menggunakan PSTN juga menurunkan risiko pelanggaran keamanan karena koneksinya point-to-point dan bersifat tetap. Fax banyak dipakai di sektor yang membutuhkan tingkat keamanan tinggi, misalnya dalam pengelolaan informasi kesehatan pribadi.

Mengurangi jejak karbon. Dengan transmisi digital, perusahaan bisa mengurangi penggunaan kertas dan jejak karbon sambil tetap menjaga komunikasi yang efektif secara global.

Pelacakan dokumen. Fax memberikan konfirmasi instan saat dokumen dikirim dan diterima, sehingga mudah dilacak. Ini memastikan informasi sensitif dikirim dengan aman, sesuatu yang nggak selalu bisa dijamin oleh metode lain seperti email atau jasa pengiriman fisik.

Sejarah sistem fax

Insinyur asal Skotlandia, Alexander Bain, menemukan telegraf cetak elektrik pada tahun 1843. Teknologi facsimile awal ini bisa mengirim gambar dan teks dari satu perangkat ke perangkat lain menggunakan sinyal listrik. Menjelang akhir 1800-an, versi teknologi ini yang lebih efisien mulai muncul, memungkinkan dokumen dikirim lewat saluran telepon. Pada 1924, RCA memperkenalkan Radiophoto yang menggunakan gelombang radio untuk mengirim gambar dan dokumen tanpa perlu saluran telepon.

Teknologi fax awal butuh proses manual, seperti berikut:

1. Operator memasukkan dokumen ke dalam mesin fax dan menempelkannya ke drum mesin pengirim.
2. Saluran telepon dipakai untuk menghubungi nomor fax mesin penerima, yang sudah dipasangi kertas termal khusus.
3. Operator pengirim dan penerima melakukan kontak suara via telepon.
4. Handset telepon dimasukkan ke dalam coupler untuk mengirim dan menerima sinyal fax.
5. Operator pengirim menekan tombol mulai untuk memulai pengiriman.
6. Setelah mesin penerima memberi sinyal, drum mesin pengirim mulai berputar, dan stylus bergerak perlahan mendeteksi perbedaan gambar yang dipindai.
7. Drum mesin penerima juga mulai berputar, dan stylus-nya bergerak mengikuti sinyal dari mesin pengirim, membakar gambar ke kertas termal.
8. Setelah dokumen selesai dikirim, operator mengonfirmasi via telepon bahwa fax sudah diterima.

Mesin fax dulu cuma bisa mengirim satu halaman sekali jalan. Kalau halamannya banyak, prosesnya harus diulang untuk setiap halaman.

Pada 1966, Xerox memperkenalkan Magnafax Telecopier, mesin fax komersial pertama yang benar-benar praktis. Ukurannya lebih kecil, lebih ringan, dan lebih murah dengan hasil cetakan yang lebih baik dibanding sistem sebelumnya.

Sistem fax generasi berikutnya memakai teknologi digital dan berbagai peningkatan yang bikin penggunaannya makin fleksibel dan nggak lagi butuh kertas khusus. Mesin modern juga bisa memindai banyak dokumen dalam satu kali kirim tanpa perlu konfirmasi suara, menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.

Mesin fax zaman sekarang pakai teknologi laser baik untuk fungsi fax maupun fotokopi. Mereka juga pakai internet untuk sebagian jalur transmisi selain saluran telepon tradisional. Banyak mesin fax modern dilengkapi fitur hemat energi seperti auto-shutoff dan lampu LED untuk efisiensi daya.