The improvement kata adalah rutinitas empat langkah untuk bergerak menuju suatu tujuan secara sistematis. Proses ini (process) digunakan untuk melatih pola pikir ilmiah dan kreativitas agar dapat menyelesaikan tantangan dalam organisasi. Pada skala besar, proses ini membuat organisasi lebih mahir dalam proses internalnya dan lebih adaptif secara umum.
The improvement kata menyediakan pola dasar untuk membangun budaya perbaikan. Empat langkah improvement kata adalah sebagai berikut:
- Memahami arah atau tantangan.
- Menangkap kondisi saat ini.
- Menetapkan kondisi target berikutnya.
- Melangkah menuju kondisi target melalui iterasi.
Pendekatan ini berbeda dari sekadar mencari peluang perbaikan secara acak atau dari proses yang mencoba meramalkan jalur sukses. Improvement kata menekankan pembelajaran iteratif melalui eksperimen kecil dan cepat untuk mempercepat peningkatan pengetahuan organisasi secara kontinu. Setiap tim yang mempraktikkan improvement kata belajar menyesuaikan diri dengan lingkungan saat mencoba mencapai kondisi target baru. Praktik konsisten terhadap proses ini membentuk kebiasaan baru dan menciptakan budaya perbaikan berkelanjutan.
Apa itu kata?
Kata adalah istilah bahasa Jepang yang berarti bentuk dan umum digunakan dalam konteks seni bela diri. Kata merujuk pada pola, kebiasaan, atau rutinitas yang dipakai untuk membangun memori otot. Dalam seni bela diri, katas adalah pola gerakan atau teknik yang dikoreografikan yang bisa dilatih sendiri atau berkelompok. Latihan kata secara konsisten menjadikan teknik-teknik tersebut sebagai ingatan motorik.
Dengan cara yang sama, improvement kata mendorong praktisi untuk secara konsisten melewati pola empat langkah yang sama agar mengejar tujuan secara sistematis dan kreatif — yang pada akhirnya membentuk budaya perbaikan berkelanjutan.
Praktik improvement kata
Biasanya, langkah-langkah improvement kata dijalankan oleh individu yang mengisi salah satu dari dua peran. Pembelajar (learner) adalah orang yang menyusun rencana sistematis, merumuskan kondisi target, dan berusaha mencapainya. Para pembelajar didukung oleh pelatih (coach) yang mengajar dan membimbing mereka — pelatih ini mengikuti rutinitasnya sendiri yang disebut coaching kata.
Tiga langkah pertama dianggap sebagai fase perencanaan — memetakan apa yang organisasi ketahui, di mana organisasi ingin berada, dan kondisi target selanjutnya yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu.
Pada langkah pertama, pembelajar menanyakan apa tujuan keseluruhan mereka. Ini membutuhkan pemahaman tentang arah strategis organisasi dan tantangannya. Proses ini dimulai dengan visi strategis yang memiliki variabel terukur. Hasil dari langkah ini adalah identifikasi gagasan umum — bukan daftar tindakan harian. Tindakan harian selanjutnya ditentukan dengan memecah tantangan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.
Langkah kedua melibatkan pendefinisian kondisi saat ini. Artinya, menentukan cara operasi saat ini dan titik awalnya. Langkah ini membutuhkan analisis mendalam agar bisa mendeskripsikan bagaimana proses berjalan dan performanya secara lebih rinci.
Langkah ketiga berfokus pada penetapan kondisi target berikutnya. Biasanya ini termasuk menghadapi tantangan dengan cara yang memungkinkan tercapainya tujuan selanjutnya. Penting untuk menentukan target yang menantang namun dapat dicapai. Pembelajar perlu merumuskan metrik performa yang diinginkan terkait proses, operasional TI, atau laju penyelesaian tugas. Harus ada juga tanggal target untuk dicapai — misalnya satu minggu atau tiga bulan. Potensi hambatan mulai dikenali dan dicatat pada langkah ini.
Langkah keempat adalah fase eksekusi. Fase ini meliputi siklus pembelajaran di mana pembelajar harus menyesuaikan dan melakukan perubahan dengan cepat. Kondisi target dikerjakan melalui iterasi, sementara hambatan yang muncul ditangani satu per satu. Eksperimen kecil dilakukan setiap hari untuk menguji hipotesis dan mempelajari isu yang muncul. Informasi baru ditemukan dan akhirnya mengarah pada kondisi target berikutnya. Tetapkan juga tanggal penyelesaian yang jelas.
Setelah kondisi target atau tanggal penyelesaian tercapai, pelatih kata berdiskusi dengan para pembelajar untuk merefleksikan pembelajaran. Langkah-langkah improvement kata kemudian diulang.
Improvement kata vs. Toyota kata dan coaching kata
Toyota kata adalah asal gagasan improvement kata. Mike Rother memperkenalkan istilah ini untuk menjelaskan kepada produsen Amerika bagaimana Toyota mempraktikkan perbaikan berkelanjutan. Konsep ini dijelaskan lebih jauh dalam buku Toyota Kata. Istilah ini dipakai untuk meniru praktik Toyota. Toyota kata dirancang sebagai pendekatan yang terfokus dan terstruktur untuk membangun budaya pembelajaran berkelanjutan dan perbaikan. Ia sering digambarkan sebagai memori otot untuk pembelajaran dan perbaikan berkelanjutan. Namun, improvement kata bukan satu-satunya kata dalam Toyota kata; Toyota kata terdiri dari dua kata terpisah: improvement kata dan coaching kata.
Coaching kata adalah rutinitas yang dipakai untuk mengajarkan improvement kata. Organisasi menggunakan coaching kata sebagai peran pendukung bagi pembelajar, sedikit mendorong dan menantang pembelajar di setiap langkah. Pelatih juga memastikan setiap langkah dijalankan secara terfokus dan sengaja (deliberate). Coaching kata bisa melibatkan pelatih kedua yang mengamati siklus antara pembelajar dan pelatih pertama; pelatih kedua ini kemudian memberi umpan balik kepada pelatih pertama.