Apa itu enterprise file sync and share?
Enterprise file sync and share (EFSS) adalah layanan yang memungkinkan user untuk menyimpan file di cloud maupun on-premises storage, lalu mengaksesnya dari desktop maupun perangkat mobile.
Bagaimana cara kerja EFSS?
Enterprise file-sharing tools memungkinkan user untuk berbagi dokumen, foto, video, dan lainnya secara aman lintas perangkat maupun antar user. Mekanismenya menggunakan file synchronization (atau proses copy) untuk menyimpan file di repository data yang sudah disetujui. Dari repository tersebut, file bisa diakses secara remote oleh karyawan menggunakan PC, tablet, atau smartphone yang mendukung produk EFSS.
Mengapa menggunakan layanan EFSS?
Organisasi bisa memanfaatkan EFSS untuk meningkatkan content management, kolaborasi, dan file sharing yang aman bagi karyawan. Layanan EFSS biasanya menyediakan fitur seperti live commenting, version tracking dokumen, serta workflow process management yang memudahkan user dalam menyimpan, mengedit, me-review, dan membagikan file.
Selain itu, EFSS juga diadopsi organisasi agar karyawan tidak memakai layanan public cloud consumer-grade yang berada di luar kontrol tim IT. Karena itu, produk enterprise file sharing umumnya dibekali fitur keamanan seperti multifactor authentication, single sign-on, data loss prevention, data encryption, containerization, serta tracking untuk melindungi data perusahaan.
Artikel ini merupakan bagian dari
Apa itu content collaboration? Panduan lengkap
- Termasuk juga:
- 10 platform content collaboration untuk enterprise di 2025
- 12 best practice file sharing untuk kolaborasi yang aman
- Strategi integrasi sebagai kunci kolaborasi lintas perusahaan
Namun, tidak semua layanan EFSS menyediakan enkripsi untuk melindungi data setelah ditransfer secara lokal ke perangkat user atau saat dibagikan ke pihak ketiga. Beberapa layanan EFSS juga memungkinkan administrator IT membuat access policy untuk menentukan siapa saja yang boleh mengakses konten tertentu.
Fitur dan manfaat EFSS
Layanan EFSS bisa meningkatkan produktivitas organisasi sekaligus melindungi file dari ancaman keamanan. Ada banyak fitur yang biasanya disediakan untuk mendukung hal tersebut. Beberapa fitur utamanya antara lain:
- Live commenting. Saat karyawan membuat atau mengedit konten, fitur ini memungkinkan kolaborasi real-time dengan rekan kerja melalui komentar langsung.
- Document version control. EFSS menyimpan dan melacak setiap versi dokumen saat diubah. Dengan begitu, user bisa menemukan versi terbaru sekaligus membandingkannya dengan draft awal.
- Integrasi dengan aplikasi bisnis lain. EFSS dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain, seperti email, kalender, maupun productivity tools, untuk mengoptimalkan workflow.
- Workflow notifications. Memberikan notifikasi (biasanya lewat email) terkait task yang membutuhkan perhatian user. Misalnya, content marketer bisa mendapat email otomatis setelah supervisor menugaskan pekerjaan baru.
- Encryption. Umumnya, provider EFSS mengenkripsi dokumen yang tersimpan di cloud storage mereka untuk melindungi data sensitif dari akses ilegal.
- Access control. Sistem EFSS menyediakan mekanisme access control sehingga admin dapat membatasi akses terhadap informasi sensitif hanya untuk karyawan dengan permission tertentu. Ini penting untuk mengurangi risiko compliance maupun security breach.
EFSS dan mobilitas
Organisasi dapat meng-deploy EFSS sebagai private cloud, hybrid cloud, atau on-premises software. Dengan deployment berbasis cloud, karyawan menyimpan file di cloud provider EFSS dan dapat mengaksesnya secara remote dari PC maupun perangkat mobile selama terhubung ke jaringan. Sementara pada deployment hybrid atau on-premises, file tetap berada di repository data internal perusahaan.
Enterprise file sharing menjadi semakin krusial seiring meningkatnya kebutuhan karyawan untuk mengakses file perusahaan dari berbagai jenis perangkat. Provider EFSS terkemuka biasanya menyediakan aplikasi yang memungkinkan user mengakses dan mengedit file dari PC, smartphone, maupun tablet. Proses sinkronisasi file dilakukan di back-end server agar file tetap up-to-date di semua perangkat user.
Memilih vendor EFSS
Beberapa produk EFSS yang tersedia di pasar antara lain: Syncplicity dari Axway, Box, BlackBerry Workspaces, Citrix ShareFile, Dropbox Business, Egnyte, Google Drive, Kiteworks, Microsoft OneDrive, dan lainnya.
Organisasi biasanya memilih produk EFSS berdasarkan faktor biaya, kemampuan keamanan, kontrol manajemen, fitur produktivitas, serta kemudahan integrasi dengan aplikasi atau tools lain yang sudah digunakan perusahaan.
Walaupun hampir semua produk EFSS menawarkan penyimpanan, sinkronisasi, dan file sharing yang aman, tiap produk memiliki keunggulan masing-masing. Misalnya, Syncplicity relatif murah untuk organisasi dengan budget terbatas. Box punya fitur workflow automation untuk mendesain alur kerja. BlackBerry Workspaces dikenal dengan fitur keamanan kuat seperti enkripsi AES 256-bit dan proteksi ransomware. Sedangkan Citrix ShareFile menawarkan integrasi native dengan Citrix Workspace, cocok untuk perusahaan yang butuh digital workspace suite.
Dari EFSS ke content collaboration
Seiring dengan berkembangnya kapabilitas EFSS, Gartner pada 2017 mengganti nama Enterprise File Synchronization and Sharing Magic Quadrant menjadi Content Collaboration Platforms. Produk-produk ini kini tidak hanya sebatas sinkronisasi file dan remote access, tapi juga mencakup fitur seperti internal messaging, workflow management, serta data security. Dengan semakin banyaknya organisasi yang mengadopsi hybrid workplace dan meningkatnya tuntutan regulasi hukum privasi data, pasar content collaboration diperkirakan akan terus berkembang.