Exchange Online adalah versi hosted dari platform messaging Microsoft Exchange Server yang dapat digunakan organisasi sebagai layanan mandiri atau melalui paket langganan Office 365.
Exchange Online memberikan hampir semua benefit yang biasanya ada pada deployment Exchange on-premises. User dapat terhubung ke Exchange Online melalui aplikasi desktop Microsoft Outlook, Outlook versi web menggunakan browser, atau dengan perangkat mobile melalui aplikasi Outlook untuk mengakses email dan fitur kolaborasi, termasuk kalender bersama, global address list, dan ruang konferensi.
Opsi manajemen Exchange Online
Administrator dapat menggunakan berbagai tools untuk mengelola Exchange Online.
Exchange admin center adalah konsol manajemen terpusat yang digunakan untuk mengatur fitur Exchange Online, termasuk permissions, compliance management, proteksi, dan konfigurasi akses perangkat mobile.
Administrator juga dapat menggunakan Windows PowerShell untuk melakukan setup permissions dan mengelola fungsionalitas melalui command line dengan cmdlets. Jika Exchange admin center berbasis web, PowerShell membutuhkan beberapa langkah tambahan untuk membuat remote session ke Exchange Online.
Paket layanan Exchange Online
Pada paket dasar Exchange Online Plan 1, user mendapatkan 50 GB mailbox storage dengan biaya $4 per user per bulan. Microsoft juga menyediakan Exchange Online Protection untuk scanning email dari malware dan spam.
Dengan biaya $8 per bulan, Exchange Online Plan 2 memberikan mailbox dengan kapasitas tak terbatas dan fitur Unified Messaging, termasuk call answering dan automated attendant. Administrator juga mendapat fitur tambahan seperti kebijakan data loss prevention untuk industri atau organisasi yang membutuhkan proteksi ekstra terhadap informasi sensitif.
Organisasi yang menggunakan paket Office 365 Business Premium membayar $12,50 per user per bulan untuk Exchange Online, ditambah akses ke aplikasi Office 365 berbasis web maupun desktop, fitur intranet SharePoint, 1 TB storage melalui OneDrive for Business, serta video conferencing dengan Microsoft Teams yang menggantikan Skype for Business.
Microsoft juga menyertakan Exchange Online di paket Office 365 lain, termasuk Business Essentials, Business, Enterprise E1, Enterprise E3, Enterprise E5, Enterprise F1, Education, dan Education E5.
Pilihan deployment
Organisasi dapat menggunakan Exchange Online dalam mode hybrid, di mana sebagian mailbox tetap berada di data center lokal dan sebagian lainnya di-host di cloud Microsoft. Hybrid deployment memungkinkan organisasi tetap memiliki kontrol atas beberapa fitur on-premises, seperti secure mail transport, sambil menggunakan mailbox cloud-based.
Selain itu, organisasi bisa menggunakan model cloud-only deployment yang menempatkan seluruh mailbox di data center Microsoft.
Fitur dan kekurangan Exchange Online
Microsoft memposisikan Exchange Online sebagai cara untuk mengurangi workload tim IT. Menjaga kestabilan Exchange on-premises membutuhkan patching rutin (misalnya Patch Tuesday) serta perencanaan upgrade jika versi Exchange Server yang ada sudah mendekati end of support, yang biasanya juga memerlukan pembelian hardware baru dan strategi upgrade agar tidak mengganggu end-user. Dengan Exchange Online, Microsoft menangani service di data center mereka dan melakukan update tanpa downtime serta tanpa melibatkan tim IT internal.
Migrasi ke Exchange Online bisa mengurangi masalah hardware dan infrastruktur yang sering muncul pada deployment on-premises. Microsoft mengklaim stabilitas layanannya dengan garansi uptime 99,9% melalui service-level agreement yang memberikan kredit kompensasi jika terjadi gangguan.
Dari sisi biaya, berlangganan Exchange Online bisa lebih murah untuk organisasi kecil yang biasanya harus membeli hardware server baru setiap tiga tahun.
Kelebihan lain dari Exchange Online adalah skalabilitas. Layanan cloud dapat lebih cepat menyesuaikan jika ada merger atau penambahan user dalam jumlah besar dibandingkan deployment on-premises.
Menyimpan data di data center Microsoft juga menghilangkan kebutuhan membangun dan memelihara infrastruktur disaster recovery sendiri.
Namun, kelemahan Exchange Online adalah potensi gangguan layanan tetap ada. Karena Microsoft yang menangani support, organisasi kadang sulit mengetahui kapan layanan akan kembali normal.
Kelemahan lain adalah update cloud service yang sering dilakukan Microsoft, termasuk menambah, menghapus, atau memodifikasi fitur tertentu. User mungkin merasa frustrasi jika fitur tiba-tiba berubah atau hilang setelah update. Sedangkan pada Exchange on-premises, fitur cenderung stabil.
Beberapa organisasi mungkin juga harus berhenti menggunakan tools atau aplikasi pihak ketiga yang tidak kompatibel dengan Exchange Online. Dalam kasus ini, mereka mungkin lebih memilih fleksibilitas deployment Exchange on-premises.