Apa itu Change Request?
Change request adalah usulan resmi untuk melakukan perubahan terhadap suatu produk atau sistem.
Dalam manajemen proyek, permintaan perubahan biasanya muncul ketika klien menginginkan penambahan atau perubahan terhadap hasil yang telah disepakati dalam suatu proyek. Proses permintaan perubahan sebaiknya memiliki prosedur dan protokol yang jelas agar penyelesaiannya berjalan mulus.
Apa saja yang termasuk dalam Change Request?
Permintaan perubahan bisa berupa penambahan fitur, kustomisasi, atau perpanjangan layanan, dan hal-hal lainnya. Karena permintaan ini berada di luar lingkup kesepakatan atau kontrak awal, biasanya klien akan dikenakan biaya tambahan untuk menutupi sumber daya yang dibutuhkan dalam memenuhi perubahan tersebut.
Salah satu tantangan dalam manajemen perubahan adalah memastikan bahwa semua detail dalam formulir permintaan perubahan dijelaskan secara jelas dan semua pihak menyetujui perubahan yang diusulkan. Dokumentasi yang eksplisit dan rinci, seperti template permintaan perubahan, memudahkan untuk mengetahui kapan sebuah perubahan perlu diajukan.
Permintaan perubahan juga bisa berasal dari internal (misalnya dari tim proyek yang sedang bekerja berdasarkan rencana proyek). Permintaan perubahan internal bisa mencakup berbagai tindakan seperti patching, serta upgrade perangkat lunak dan perangkat keras. Proses manajemen perubahan akan meninjau permintaan tersebut, menilai dampaknya (jika ada), dan menentukan bagian proyek mana yang terpengaruh. Tim proyek harus memahami proses permintaan perubahan agar proyek tetap berjalan dan tidak molor dari jadwal.
Apa yang terjadi saat Change Request diterima?
Begitu permintaan perubahan diajukan oleh karyawan atau pemangku kepentingan lainnya, proses pengendalian perubahan harus segera dimulai agar permintaan dapat diproses secara efisien tanpa pemborosan sumber daya.
Kebijakan manajemen perubahan adalah bagian penting dari program manajemen perubahan dan biasanya melibatkan langkah-langkah berikut: menerima permintaan, mencatatnya, meninjau jenis permintaan, memperoleh persetujuan untuk melanjutkan permintaan (misalnya dari panel persetujuan), menetapkan permintaan ke individu/tim tertentu, merancang solusi, menguji perubahan, memberi tahu pihak yang mengajukan tentang status perubahan (jika perlu), menyelesaikan permintaan (atau meminta info tambahan), mendokumentasikan yang telah dilakukan, dan menutup permintaan.
Apa saja yang harus ada dalam formulir Change Request?
Ada beberapa elemen penting yang sebaiknya tercantum dalam formulir permintaan perubahan. Kalau otomatisasi digunakan dalam pengelolaan permintaan perubahan (misalnya pakai sistem help desk), sistem tersebut biasanya sudah punya template bawaan untuk formulir permintaan perubahan. Template ini bisa dikustom sesuai kebutuhan. Gambar berikut memperlihatkan contoh formulir dasar permintaan perubahan. Di dalamnya ada informasi tentang pengaju, rincian permintaan, pihak yang menyetujui, dan tingkat urgensinya.
Formulir tersebut juga bisa meminta detail tambahan seperti sistem yang terdampak, lokasi sistem tersebut, atau aktivitas bisnis dan proses yang perlu diubah. Setelah permintaan dimasukkan ke dalam proses manajemen perubahan, langkah selanjutnya akan ditentukan berdasarkan sifat permintaan, tingkat kritikalnya, dampaknya terhadap bisnis, ketersediaan staf, dan faktor lainnya.
Siapa saja yang bisa mengajukan Change Request?
Secara teori, siapa pun di dalam atau di luar organisasi bisa mengajukan permintaan perubahan, asalkan dia berwenang. Kalau pengaju tidak familiar dengan prosesnya, help desk atau divisi yang menangani permintaan perubahan bisa membantu mengisi dan mengajukan permintaan tersebut. Jika organisasi punya intranet, biasanya tersedia juga panduan tentang cara menyiapkan dan mengajukan permintaan perubahan.
Pentingnya Change Request
Permintaan perubahan bukan sekadar “sekali ajukan, selesai.” Nilainya cukup besar karena beberapa alasan berikut:
- Rekaman historis. Permintaan perubahan terkait isu tertentu bisa memberikan catatan perkembangan suatu sistem atau proses bisnis dari waktu ke waktu.
- Meminimalkan permintaan lisan. Permintaan verbal sering terjadi dan jika langsung ditindak, bisa melewati proses perubahan yang seharusnya.
- Catatan resmi. Permintaan perubahan memberikan bukti resmi atas perubahan yang diminta, yang berguna kalau nantinya terjadi sengketa mengenai bagaimana perubahan dilakukan.
- Memudahkan pengelolaan permintaan. Permintaan biasanya dikumpulkan dalam sebuah daftar, lalu dibagikan ke staf untuk diproses. Penugasan staf bisa berubah tergantung banyaknya dan kompleksitas permintaan yang masuk.
- Menemukan peluang perbaikan. Kalau banyak permintaan perubahan mengarah ke isu yang sama, bisa jadi saatnya dilakukan proyek besar untuk mengubah sistem/proses yang terdampak.
- Sebagai bukti audit. Auditor seperti CISA mungkin meminta melihat permintaan perubahan sebagai bukti bagaimana aktivitas dilakukan dan perubahan ditangani.
Lihat juga: analisis kebutuhan, change log, kontrol TI