Content management (CM), atau manajemen konten, adalah proses untuk mengumpulkan, mendistribusikan, mengambil kembali, mengatur, dan secara keseluruhan mengelola informasi dalam berbagai format. Istilah ini umumnya merujuk pada pengelolaan siklus hidup konten digital, mulai dari pembuatan, penyimpanan permanen, hingga penghapusan. Konten yang dikelola bisa berupa gambar, video, audio, multimedia, dan juga teks.
Proses content management
Proses dan praktik content management bisa bervariasi tergantung dari tujuan dan organisasi yang mengelolanya. Perbedaan ini bisa memengaruhi tahapan atau istilah yang digunakan.
Tahapan dalam siklus hidup content management secara umum mencakup:
- Organisasi. Tahap awal di mana kategori dibuat, taksonomi dirancang, dan skema klasifikasi dikembangkan.
- Kreasi. Konten diklasifikasikan ke dalam kategori arsitektur tertentu.
- Penyimpanan. Format dan lokasi penyimpanan konten ditentukan berdasarkan kemudahan akses, keamanan, pengiriman, dan kebutuhan organisasi lainnya.
- Workflow. Aturan ditetapkan agar konten bisa berpindah antar peran/tingkatan sesuai kebijakan organisasi.
- Edit/versi. Di tahap ini, manajemen versi dan perubahan tampilan konten dilakukan.
- Publikasi. Konten dipublikasikan ke pengguna, baik untuk pengunjung website atau akses internal lewat intranet perusahaan.
- Penghapusan/arsip. Tahap akhir di mana konten dihapus atau dipindahkan ke arsip jika sudah jarang diakses atau dianggap tidak relevan.
Kontrol konten (Content governance)
Content governance memberikan panduan dan struktur untuk pembuat konten. Dalam konteks digital, governance membantu menentukan prioritas, membuat standar teknis, menetapkan pemilik konten, dan mengatur hak akses. Tujuannya agar pengalaman pengguna tetap konsisten, menghindari overload konten, dan menjaga kontrol internal.
Beberapa alat governance yang sering digunakan organisasi antara lain workflow konten, taksonomi, panduan gaya penulisan (style guide), serta tools records management seperti audit trail untuk kepatuhan.
Jenis-jenis manajemen konten digital
Untuk hampir setiap jenis konten digital, biasanya tersedia tools atau proses manajemen tersendiri. Beberapa contoh jenisnya adalah:
- Manajemen konten media sosial. Tools ini membantu membuat strategi pemasaran media sosial yang rapi, punya tujuan jelas, dan bisa menganalisis engagement. Contohnya: Sprout Social, Google Analytics, dan BuzzSumo.
- Manajemen konten web. Digunakan untuk membuat, mengelola, dan menampilkan halaman web. Sistem manajemen konten web (WCMS) memungkinkan organisasi mengelola konten digital tanpa harus paham koding. Bisa juga termasuk content management application (CMA) untuk otomatisasi pembuatan HTML.
- Manajemen konten mobile. Mobile content management (MCM) memungkinkan akses data perusahaan secara aman lewat smartphone atau tablet. Fitur utamanya meliputi penyimpanan file dan berbagi file.
- Manajemen konten enterprise. Enterprise content management (ECM) ditujukan untuk organisasi besar. Fungsinya termasuk mempermudah akses, mengurangi hambatan proses, serta menyediakan fitur seperti kontrol versi, routing, arsip, keamanan, dan governance konten.
Sistem dan tools content management
Selain tools spesifik untuk jenis konten tertentu, ada juga sistem manajemen konten umum atau CMS yang memfasilitasi kolaborasi dan otomasi dalam pengelolaan konten digital.
CMS biasanya punya fitur seperti pengelolaan format, kemampuan publikasi, dan update konten. CMS juga bisa bantu menjaga tampilan yang konsisten dan menyediakan kontrol versi. Tapi, kekurangannya adalah beberapa CMS butuh pelatihan teknis khusus buat konten kreator.
Ada juga sistem Digital Asset Management (DAM), yaitu tipe CMS yang dirancang untuk mengelola dokumen, video, dan konten media kaya lainnya. Beberapa contoh CMS populer adalah WordPress, Joomla, dan Drupal.
Catatan editor: Artikel ini pertama kali ditulis oleh Karolina Kiwak pada tahun 2017 dan direvisi oleh editor TechTarget pada 2022 untuk meningkatkan pengalaman pembaca.