Rencana Kontinjensi

Apa itu Rencana Kontinjensi?

Rencana kontinjensi adalah langkah-langkah yang dirancang untuk membantu organisasi merespons secara efektif terhadap suatu insiden, peristiwa, atau situasi besar yang mungkin terjadi di masa depan—baik yang bisa diprediksi maupun tidak.

Sering disebut sebagai “Rencana B” atau rencana cadangan, rencana ini juga bisa menjadi alternatif jika hasil yang diharapkan tidak tercapai. Perencanaan kontinjensi merupakan bagian dari kelangsungan bisnis (BC), pemulihan bencana (DR), dan manajemen risiko.

Perencanaan kontinjensi sangat erat kaitannya dengan pengembangan rencana pemulihan teknologi. Standar dari National Institute of Standards and Technology (NIST) untuk perencanaan pemulihan bencana TI mencakup istilah kontinjensi dalam judulnya.

Seiring waktu, proses perencanaan kontinjensi dikaitkan dengan berbagai jenis rencana kesiapan bisnis lainnya berdasarkan standar yang dikembangkan di seluruh dunia. Standar ini mencakup aspek seperti BC, respons insiden (IR), keamanan siber, kontinuitas operasional, infrastruktur kritis, komunikasi krisis, respons darurat, bencana alam, dan ketahanan organisasi.

Contoh Rencana Kontinjensi

Rencana kontinjensi bisa difokuskan pada satu aspek tertentu dalam operasional organisasi. Misalnya, langkah-langkah untuk mencadangkan semua data penting atau kebijakan kerja dari rumah jika kantor tidak bisa digunakan.

Pandemi COVID-19 menunjukkan betapa pentingnya memiliki rencana kontinjensi yang menyeluruh. Perusahaan yang sudah menyiapkan rencana ini jauh lebih siap dalam menghadapi dampak pandemi.

7 Langkah dalam Rencana Kontinjensi

Standar perencanaan kontinjensi mencakup kerangka kerja dan struktur yang bisa digunakan secara berulang untuk menyusun rencana. Salah satu model rencana kontinjensi TI yang banyak digunakan terdapat dalam dokumen NIST SP 800-34 Rev. 1 (2010), yang mencakup tujuh langkah berikut:

1. Pernyataan kebijakan perencanaan kontinjensi. Kebijakan ini memberikan panduan dan otorisasi untuk mengembangkan rencana kontinjensi.
2. Analisis dampak bisnis. BIA mengidentifikasi dan memprioritaskan sistem yang penting bagi fungsi bisnis organisasi.
3. Kontrol preventif. Langkah-langkah proaktif untuk mencegah gangguan sistem guna memastikan ketersediaan sistem dan mengurangi biaya terkait pemulihan.
4. Strategi kontinjensi. Strategi pemulihan yang matang memastikan sistem dapat dipulihkan dengan cepat dan menyeluruh setelah gangguan.
5. Rencana kontinjensi. Ini adalah rencana tindakan yang berisi panduan dan prosedur dalam menangani sistem yang rusak atau tidak tersedia.
6. Pengujian, pelatihan, dan simulasi. Pengujian rencana memastikan efektivitas pemulihan, pelatihan menyiapkan tim untuk aktivasi rencana, dan simulasi mengidentifikasi kelemahan perencanaan.
7. Pemeliharaan rencana. Rencana harus diperbarui secara rutin agar tetap relevan dengan perkembangan sistem dan organisasi.

Elemen Lain dalam Rencana Kontinjensi

Sesuai standar nasional dan internasional, berikut beberapa aktivitas yang disarankan dalam pengembangan rencana kontinjensi:

• Penilaian risiko. Mengidentifikasi risiko internal dan eksternal, ancaman, serta kerentanan yang mungkin berdampak pada organisasi. Ini juga mencakup kemungkinan kejadian berulang dan dampaknya secara finansial maupun operasional. Perencanaan kontinjensi terbaik mencakup penilaian risiko untuk menentukan langkah-langkah preventif.
• Pelatihan kesadaran. Informasi mengenai rencana kontinjensi disebarluaskan ke karyawan, pimpinan perusahaan, pelanggan, dan pemangku kepentingan.
• Evaluasi dan audit. Memastikan rencana diperiksa secara berkala agar tetap sesuai dengan praktik bisnis dan teknologi terbaru. Audit TI memastikan kepatuhan terhadap standar dan regulasi yang berlaku.
• Peningkatan berkelanjutan. Secara rutin meninjau kembali rencana untuk memastikan rencana tersebut masih sesuai dengan kebutuhan operasional.

Business Continuity vs. Business Contingency Plan

Sering kali, istilah business continuity dan business contingency dianggap sama, padahal ada perbedaan di antara keduanya:

Business Contingency. Rencana ini diaktifkan segera setelah insiden terjadi dan tim IR melakukan evaluasi awal. Fokusnya adalah pada langkah jangka pendek untuk mengatasi insiden tersebut.

Business Continuity. Jika langkah kontinjensi tidak cukup untuk memulihkan operasi bisnis, maka rencana kelangsungan bisnis akan diterapkan. BC bertujuan untuk memulihkan bisnis ke kondisi normal sedekat mungkin.

Manfaat Rencana Kontinjensi

Ketika terjadi gangguan atau peristiwa yang tidak diinginkan, rencana kontinjensi memberikan struktur yang jelas untuk evaluasi dan tindakan pemulihan. Semakin cepat pemulihan dilakukan, semakin kecil potensi kerusakan pada organisasi dan karyawan. Pemulihan yang cepat juga membantu menjaga stabilitas keuangan, posisi kompetitif, dan reputasi perusahaan.