Apa itu data stewardship?

Data stewardship adalah proses pengelolaan dan pengawasan terhadap aset data milik organisasi, dengan tujuan menyediakan data berkualitas tinggi yang konsisten dan mudah diakses oleh pengguna bisnis.

Kalau data governance lebih fokus pada kebijakan dan prosedur tingkat tinggi, data stewardship lebih ke arah koordinasi teknis dan implementasi secara langsung di lapangan.

Seorang data steward bertugas menjalankan kebijakan penggunaan dan keamanan data yang telah ditetapkan oleh inisiatif data governance perusahaan. Mereka juga menjadi penghubung antara tim IT dan divisi bisnis dalam organisasi.

Peran ini membutuhkan kombinasi skill teknis dan bisnis, seperti pemrograman, pemodelan data, pemahaman tentang data warehousing, penyimpanan data, dan strategi enterprise. Skill komunikasi dan kolaborasi yang baik juga jadi nilai plus bagi seorang data steward.

Beberapa organisasi memang memiliki jabatan resmi sebagai data steward—biasanya diisi oleh karyawan dari unit bisnis. Namun ada juga yang membagi tanggung jawab ini ke staf yang punya tanggung jawab lain.

Seorang data steward bisa merangkap sebagai data coordinator (mengawasi alur data internal), atau sebagai data corrector (menegakkan aturan penggunaan data internal). Apapun struktur jabatannya, data steward yang baik menjaga format dan definisi data yang disepakati, mendeteksi isu kualitas data, serta memastikan pengguna mematuhi standar data perusahaan.

Data stewardship biasanya menjadi bagian dari upaya data lifecycle management, atau proyek peningkatan kualitas data. Data steward akan berkolaborasi dengan data architect, developer BI, desainer ETL, pemilik data bisnis, dan lainnya, demi menjaga konsistensi dan kualitas data. Tools seperti software data profiling adalah komponen penting dalam program data stewardship.

Kenapa Peran Data Steward Itu Penting?

Peran data steward dan juga governance secara keseluruhan makin vital sejak dekade kedua abad ke-21, ketika nilai strategis dari data terus meningkat.

Saat ini, perusahaan sangat bergantung pada data untuk pengambilan keputusan strategis maupun aktivitas operasional sehari-hari. Bahkan transformasi digital banyak organisasi bergantung pada kemampuan mengelola data dengan baik.

Agar keputusan berbasis data bisa diambil dengan tepat, data harus akurat, terkini, dan mudah diakses kapan pun dan di mana pun oleh pemangku kepentingan—baik eksekutif, manajer, maupun staf.

Teknologi seperti machine learning dan kecerdasan buatan (AI) juga sangat bergantung pada kualitas data yang dimiliki. Maka dari itu, data steward bertanggung jawab untuk memastikan data tersedia dan bisa diandalkan, sekaligus memberi ide bagaimana data bisa digunakan untuk menciptakan keunggulan kompetitif.

Apa Tugas Seorang Data Steward?

Tugas data steward bervariasi tergantung tingkat kematangan program data di organisasi.

Di organisasi yang baru mulai, mereka fokus menggabungkan data dari berbagai sistem dan menyusun proses pengelolaan data jangka panjang.
Di perusahaan yang sudah matang dalam hal data, tugasnya lebih strategis, seperti menjamin kualitas data, kepatuhan terhadap standar, dan mendorong pemanfaatan data dalam operasional bisnis.

Secara umum, tanggung jawab mereka meliputi:

Mengelola data dari berbagai sumber.
Menjamin kualitas data yang dikumpulkan, disimpan, dan digunakan oleh organisasi.
Mendokumentasikan dan menegakkan aturan pengumpulan, penyimpanan, dan penggunaan data.
Menjalankan kebijakan dan standar yang dibuat oleh program data governance.
Memastikan pengguna yang tepat bisa mengakses data yang tepat di waktu yang tepat, sesuai dengan jenis datanya (pribadi, sensitif, atau korporat).
Membantu membuat dan menjalankan proses pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, dan keamanan data.
Membantu mengidentifikasi cara penggunaan data untuk mendukung tujuan bisnis perusahaan.

Singkatnya, data steward bertanggung jawab atas pengelolaan semua data dalam perusahaan dan memastikan bahwa aturan terkait data dijalankan sesuai standar yang berlaku.

Apa Manfaat Program Data Stewardship?

Program data stewardship membawa berbagai manfaat, di antaranya:

Meningkatkan kualitas data secara keseluruhan.
Dokumentasi data jadi lebih rapi dan terstruktur.
Aturan dan proses pengelolaan data lebih jelas dan mudah diikuti.
Program analitik jadi lebih efisien dan efektif.
Keputusan bisnis lebih sering berbasis data.
Meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi data.
Meminimalisir kesalahan dalam proses dan pengambilan keputusan.
Mengurangi risiko terkait keamanan dan privasi data.

Penggunaan Program Data Stewardship

Jumlah data steward yang dibutuhkan tergantung ukuran organisasi, tingkat pentingnya data, kematangan program data, serta tujuan bisnis dan industrinya.

Program ini mencakup:

Manajemen data enterprise dan *lifecycle* data (misalnya, berapa lama data disimpan).
Program kualitas data: menetapkan metrik, melakukan deteksi dan koreksi masalah kualitas.
Privasi data, keamanan, dan manajemen risiko sesuai standar data governance dan tim hukum/keamanan.
Kebijakan akses data: memastikan hanya pengguna yang berwenang yang bisa mengakses data yang dibutuhkan dalam format dan waktu yang sesuai.

Program data stewardship bekerja sama erat dengan data governance untuk menjalankan tujuan perusahaan, batasan risiko, kebutuhan keamanan, dan strategi data jangka panjang.

Data steward juga bekerja bersama pemilik data—biasanya manajer atau kepala departemen—untuk mengidentifikasi kebutuhan data dari unit mereka dan bagaimana data tersebut digunakan untuk mencapai target perusahaan.

Data Steward vs. Data Analyst

Data steward memang bekerja dengan data scientist dan data analyst, tapi perannya berbeda.

Data analyst dan data scientist fokus pada pengambilan dan analisis data untuk menemukan tren masa lalu, pola saat ini, dan prediksi ke depan.

Mereka juga memanfaatkan data untuk laporan performa dan insight, termasuk prediksi masa depan berdasarkan skenario tertentu.

Sementara itu, data steward berperan menjaga ketersediaan dan keakuratan data yang digunakan oleh para analyst dan scientist tadi.

Di era sekarang, semua organisasi harus berbasis data agar bisa bersaing. Sektor seperti perbankan, ritel, bahkan layanan kesehatan sangat bergantung pada data. Bahkan industri seperti AI dan robotik takkan ada tanpa data. Maka dari itu, data steward menjadi peran yang sangat penting dalam tim teknologi modern.

data stewardship