Apa itu Digital Workspace?
Digital workspace adalah kerangka teknologi terintegrasi yang memusatkan manajemen aplikasi, data, dan endpoint sebuah perusahaan, sehingga memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi dan bekerja dari jarak jauh.
Digital workspace menyediakan pengalaman self-service yang siap pakai dan bisa diskalakan di berbagai platform, lokasi, dan model kepemilikan perangkat, memungkinkan karyawan bekerja di lingkungan kerja digital. Kadang disebut juga virtual workspace, digital workspace menggabungkan semua sumber daya pengguna — seperti sistem operasi (OS), file, dan aplikasi — ke dalam satu tempat dan menyajikannya melalui konsol berbasis cloud, sehingga profesional IT bisa mengelola semuanya dari satu dashboard.
Dirancang untuk memberikan pengalaman yang terintegrasi dan aman baik untuk profesional IT maupun pengguna akhir, digital workspace menyederhanakan sekaligus memusatkan manajemen tools, aplikasi, dan perangkat. Digital workspace juga menyediakan akses jarak jauh yang aman bagi pengguna karena data dilindungi baik di data center, cloud, maupun perangkat endpoint.
Selain itu, pengiriman sumber daya melalui lingkungan workspace berarti perangkat endpoint yang dipakai pekerja untuk mengakses sumber daya menjadi kurang penting, sehingga pengalaman pengguna bisa lebih konsisten. Platform digital workspace juga membantu tim IT menyediakan fitur seperti single sign-on (SSO) untuk autentikasi identitas dan berbagi file secara aman di seluruh perangkat organisasi.
Manfaat Digital Workspace
Beberapa manfaat dari menerapkan digital workspace antara lain:
- Fleksibilitas. Virtual desktop dan teknologi digital workspace lainnya memungkinkan karyawan bekerja di mana pun, kapan pun, dan di perangkat apa pun yang mereka pilih. Ini memberikan karyawan kontrol lebih atas kehidupan mereka, mengurangi konflik antara kehidupan kerja dan pribadi. Ini juga mempercepat proses rekrutmen karena banyak kandidat lebih tertarik ke perusahaan yang menawarkan opsi kerja fleksibel atau remote.
- Produktivitas. Fleksibilitas ini juga mendorong peningkatan produktivitas. Karyawan juga cenderung lebih jarang mengambil cuti sakit karena bisa bekerja dari rumah tanpa harus datang ke kantor.
- Kolaborasi yang Lebih Baik. Digital workspace mempermudah interaksi antar rekan kerja maupun atasan. Link, data, dokumen, dan gambar bisa dibagikan dengan mudah, dan proyek bisa dikerjakan bersama meski berada di lokasi berbeda.
- Retensi Karyawan yang Lebih Tinggi. Digital workspace berpotensi meningkatkan pengalaman karyawan. Fleksibilitas yang diberikan membuat karyawan merasa dipercaya dan dihargai, sehingga meningkatkan kepuasan kerja dan loyalitas terhadap perusahaan.
- Peningkatan Layanan Pelanggan. Teknologi dalam digital workspace sering kali mencakup fitur self-service dan analitik, yang mendukung karyawan dalam memberikan layanan pelanggan yang lebih baik.
- Pengurangan Biaya. Karena tidak perlu menyediakan lingkungan kerja fisik, perusahaan bisa menghemat biaya seperti sewa kantor dan utilitas.
Teknologi digital workspace juga kompatibel dengan banyak teknologi lain yang digunakan perusahaan, sehingga meningkatkan pengalaman pengguna dan memudahkan pengelolaan serta pemeliharaan sistem.
Tantangan Digital Workspace
Meski banyak manfaat, digital workspace juga membawa sejumlah tantangan, seperti:
Notifikasi Tidak Terpusat. Tidak seperti smartphone, di mana semua notifikasi aplikasi bisa dilihat di satu tempat, digital workspace menyebarkan notifikasi ke berbagai sistem dan aplikasi. Akibatnya, pengguna mengandalkan email sebagai pusat notifikasi, yang memperlambat alur kerja.
Keamanan. Meningkatnya jumlah aplikasi dan kolaborasi eksternal membutuhkan keamanan yang lebih kuat dan skalabel. Mengelola data yang dihasilkan dari kolaborasi eksternal ini menjadi salah satu tantangan terbesar.
Pelatihan dan Adopsi. Banyak pengguna merasa tidak mendapatkan pelatihan memadai untuk memanfaatkan teknologi baru. Sementara itu, kesibukan harian sering menghambat penyelenggaraan atau keikutsertaan dalam sesi pelatihan.
Antarmuka Pencarian yang Lemah. Informasi tersebar di banyak sistem tanpa indeks terpusat, sehingga pencarian data tidak selalu menghasilkan hasil lengkap. Misalnya, percakapan pelanggan yang disimpan di sistem CRM mungkin tidak muncul dalam hasil pencarian workspace.
Risiko ini bisa membuat keputusan bisnis berdasarkan data yang tidak lengkap atau ketinggalan zaman.
Tools Digital Workspace
Komponen penting dari arsitektur digital workspace adalah unified endpoint management (UEM), pendekatan terpusat untuk mengamankan dan mengelola desktop, laptop, smartphone, dan tablet dari satu konsol.
Solusi digital workspace yang lengkap dapat mencakup:
- Virtual desktop dan aplikasi virtualisasi
- Kolaborasi konten dan berbagi file
- Enterprise mobility management (EMM)
- Mobile device management (MDM) dan mobile application management (MAM)
- Akses aman ke aplikasi SaaS (SaaS) dan browsing aman
- Single sign-on
- Analitik dan monitoring lanjutan
Software workspace seperti VMware Workspace One dan Citrix Cloud memungkinkan profesional IT mengelola workstation fleksibel yang bisa diakses di perangkat mana pun, baik lokal maupun remote. Semua sumber daya terintegrasi dalam satu framework, mempermudah pengelolaan dan meningkatkan kenyamanan pengguna.
Cara Menerapkan Digital Workspace yang Sukses
Dalam perjalanan implementasi digital workspace, perusahaan perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:
- Visi. Pastikan digital workspace sejalan dengan tujuan bisnis dan transformasi digital yang ada. Semua pihak terkait harus sepakat terhadap tujuan penerapannya.
- Strategi. Buat strategi yang membimbing inisiatif di berbagai divisi seperti R&D, manufaktur, marketing, sales, customer support, IT, dan HR. Ini butuh pemahaman tentang pola kerja karyawan saat ini dan bagaimana digital workspace bisa memperbaikinya.
- Pengalaman Karyawan. Gunakan digital workspace untuk memperkuat pengalaman karyawan yang pada akhirnya akan meningkatkan layanan pelanggan.
- Persona Karyawan. Pahami bahwa kebutuhan teknologi setiap divisi berbeda, seperti kebutuhan HR yang beda dengan DevOps. Selain itu, perhatikan faktor-faktor seperti penggunaan mobile, kebutuhan kolaborasi, konsumsi teknologi, dan pembuatan konten.
Elemen kunci dari digital workspace yang sukses meliputi:
- Keamanan Digital. Harus ada prosedur dan teknologi untuk melindungi data di cloud, mengingat ancaman dari sosial media, cloud computing, dan mobile computing.
- Aplikasi Bisnis. Harus tersedia berbagai aplikasi bisnis yang membantu proses kerja, seperti platform knowledge management (KM) dan kolaborasi.
- Kompatibilitas. Aplikasi harus bisa diakses dari perangkat apapun yang terhubung ke internet.
- Mobilitas. Pengguna harus bisa mengakses aplikasi dari mana saja, kapan saja.
- Infrastruktur Komunikasi. Harus mendukung komunikasi data, video, dan suara secara bersamaan, baik di dalam maupun di luar jaringan perusahaan.
- Tools Telekomunikasi. Termasuk layanan video conference dan panggilan suara untuk komunikasi real-time.
Evolusi Digital Workspace
Sebenarnya konsep digital workspace ini bukan hal baru. Seiring transformasi digital yang terus berjalan, batasan antara lingkungan kerja fisik dan virtual makin menghilang.
Saat ini, transformasi desktop modern memungkinkan departemen IT melepaskan data pengguna dan aplikasi dari OS dan perangkat fisiknya. Pengguna menginginkan akses ke komponen workspace mereka kapan pun dan di mana pun. Dengan memisahkan data dari platform software, pekerja menjadi lebih fleksibel, produktif, dan kolaboratif.