Eisenhower Matrix adalah alat manajemen waktu yang digunakan untuk membantu menentukan prioritas tugas. Matrix ini juga dikenal sebagai Urgent/Important Matrix, Time Management Matrix, atau Metode Eisenhower.
Nama “Eisenhower Matrix” diambil dari Presiden Amerika Serikat ke-34, Dwight D. Eisenhower, yang pernah berkata, “Saya punya dua jenis masalah: yang mendesak dan yang penting. Yang mendesak biasanya tidak penting, dan yang penting jarang mendesak.” Metode ini kemudian dipopulerkan oleh Stephen Covey lewat bukunya The 7 Habits of Highly Effective People.
Berdasarkan sebuah studi berjudul “The Mere Urgency Effect”, manusia secara alami cenderung memilih tugas yang mendesak ketimbang yang penting. Akibatnya, banyak yang fokus ke hal-hal yang sebetulnya tidak memberikan dampak besar. Nah, Eisenhower Matrix ini dibuat untuk mengatasi kecenderungan itu dengan mempertimbangkan dua hal: urgensi dan kepentingan.
Urgensi vs. Kepentingan
Kunci utama dalam menggunakan Eisenhower Matrix adalah kemampuan membedakan mana tugas yang benar-benar mendesak dan mana yang penting.
Tugas mendesak biasanya butuh penanganan segera dan bisa berdampak langsung kalau diabaikan atau telat dikerjakan.
Tugas penting cenderung berhubungan dengan tujuan jangka panjang dan perlu perencanaan untuk bisa diselesaikan dengan baik.
Cara kerja Eisenhower Matrix
Matriks ini dibagi menjadi empat kuadran. Setiap tugas dikategorikan berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingannya. Setiap kuadran punya instruksi aksi yang berbeda: kerjakan, jadwalkan, delegasikan, atau eliminasi. Prioritasnya juga berbeda-beda—tugas di Kuadran 1 adalah yang paling prioritas, sedangkan Kuadran 4 adalah yang paling akhir atau bisa dihapuskan.
Kuadran 1: “Kerjakan sekarang.” Tugas ini penting dan mendesak, jadi harus langsung dikerjakan. Biasanya punya tenggat waktu ketat dan konsekuensi serius jika terlambat atau hasilnya jelek.
Contoh tugas di Kuadran 1:
- Menangani gangguan besar di sistem IT perusahaan.
- Mempersiapkan presentasi penting untuk rapat dengan klien.
Kuadran 2: “Jadwalkan waktunya.” Tugas ini penting tapi tidak mendesak. Meski mungkin nggak punya deadline jelas, tetap krusial buat jangka panjang. Kalau dikelola dengan baik, bisa mencegah tugas penting berubah jadi mendesak.
Contoh tugas di Kuadran 2:
- Ikut acara networking atau konferensi profesional.
- Melakukan evaluasi kinerja karyawan.
Kuadran 3: “Delegasikan jika bisa.” Tugas di sini mendesak tapi kurang penting. Biasanya bersifat administratif atau rutinitas yang bisa kamu limpahkan ke orang lain tanpa banyak risiko. Ini yang sering disebut “tugas sibuk”.
Contoh tugas di Kuadran 3:
- Ikut rapat yang tidak krusial.
- Mengisi dokumen administratif ringan.
- Menyelesaikan pekerjaan kantor rutin.
Kuadran 4: “Hapuskan atau lakukan terakhir.” Tugas di sini nggak mendesak dan nggak penting. Kalau bisa, dihindari aja karena nggak bawa dampak besar. Waktu kamu lebih berharga untuk hal lain.
Contoh tugas di Kuadran 4:
- Mengecek email spam.
- Scroll-scroll LinkedIn tanpa tujuan.
- Merapikan folder yang nggak mendesak.
Limitasi penggunaan
Eisenhower Matrix memang simpel dan efektif buat bantu menentukan prioritas berdasarkan urgensi dan kepentingan. Tapi, karena terlalu simpel, ia sering kali mengabaikan faktor lain seperti ketersediaan sumber daya, tingkat kesulitan tugas, atau effort yang diperlukan.
Matrix ini juga kurang ideal kalau jumlah tugasnya banyak banget. Kebanyakan tugas per kuadran bisa bikin kamu kewalahan dan malah butuh semacam “prioritas dalam prioritas”. Lama-lama, isi matrix-nya sendiri bisa jadi tugas tambahan yang malah ditunda.
Lalu, kalau kamu bukan orang yang bisa menentukan sendiri tugas atau tidak punya wewenang untuk mendelegasikan, matrix ini bisa terasa kurang relevan. Contohnya, kalau kamu harus ngerjain tugas-tugas dari atasan, maka kamu bakal lebih sering terjebak di Kuadran 3.
Hubungan dengan Prinsip Pareto
Prinsip Pareto atau aturan 80/20 menyatakan bahwa 20% dari usaha biasanya menghasilkan 80% dari hasil. Dalam konteks kerja, ini berarti sekitar 20% tugas kamu menyumbang 80% dampak atau output.
Dengan pendekatan ini, Eisenhower Matrix bisa membantu kamu untuk mengenali tugas-tugas paling berpengaruh yang sebaiknya kamu fokuskan. Jadi, kamu nggak buang waktu di hal-hal kecil yang kurang berdampak.
Meskipun matrix ini nggak secara otomatis nunjukin mana 20% tugas yang paling penting, dia bisa kasih panduan kasar supaya kamu bisa lebih cerdas dalam menentukan prioritas.