Apa itu litigation hold (legal hold, preservation order, atau hold order)?
Litigation hold — juga dikenal sebagai legal hold, preservation order, atau hold order — merupakan proses internal yang dilakukan sebuah organisasi untuk menjaga dan menyimpan seluruh data yang berpotensi relevan dengan suatu tindakan hukum yang melibatkan organisasi tersebut. Litigation hold bersifat sementara dan akan menangguhkan kebijakan retensi data normal yang berlaku, guna memastikan data tetap tersedia dalam proses discovery sebelum masuk ke tahap litigasi.
Sebuah organisasi diwajibkan oleh hukum untuk menjaga seluruh data relevan ketika mengetahui adanya pemicu (triggering event), seperti adanya gugatan hukum yang sedang berlangsung, akan segera terjadi, atau secara wajar bisa diprediksi — misalnya ketika sebuah produk cacat menyebabkan cedera. Litigation hold mencegah terjadinya spoliation, yaitu penghancuran, pengubahan, atau kerusakan bukti. Tujuan utamanya adalah memastikan pihak penggugat memiliki akses yang adil terhadap semua informasi yang relevan dengan perkara hukum tersebut.
Legal hold berlaku baik untuk dokumen fisik maupun informasi yang tersimpan secara elektronik (ESI). Dokumen fisik dapat berupa log, catatan, formulir, buletin, foto, buku janji, email yang dicetak, atau arsip kertas lainnya. Sementara itu, ESI dapat mencakup semua jenis data elektronik yang relevan, tanpa memandang format maupun media penyimpanan yang digunakan.
Sebagian besar data saat ini tersimpan dalam bentuk elektronik dan jumlahnya bisa sangat besar. Data tersebut bisa berupa email, daftar kontak, pesan teks, spreadsheet, presentasi, dokumen pengolah kata, file source code aplikasi, postingan media sosial, basis data atau repositori lainnya, rekaman video dan audio, serta bentuk data digital lain yang relevan dengan perkara hukum.
Tim hukum organisasi — baik internal maupun eksternal — biasanya yang menginisiasi litigation hold. Ketika tim hukum mengetahui adanya triggering event, mereka akan mengirimkan notifikasi legal hold kepada pihak yang relevan seperti custodian, data steward, dan stakeholder kunci lainnya. Notifikasi tersebut umumnya berisi ringkasan situasi, kewajiban penerima, serta data apa saja yang harus dipreservasi. Terkadang, notifikasi juga memuat informasi tambahan, misalnya kontak yang bisa dihubungi jika ada pertanyaan.
Notifikasi hanyalah salah satu bagian dari rangkaian tahapan dalam proses litigation hold:
- Tim hukum menyadari adanya triggering event dan segera memulai proses litigation hold.
- Bekerja sama dengan tim IT dan data steward, tim hukum mengidentifikasi data apa saja yang harus dijaga serta siapa custodian-nya.
- Tim hukum menyusun draf notifikasi litigation hold dan melakukan review secara menyeluruh.
- Tim hukum mengirimkan notifikasi kepada custodian, data steward, dan stakeholder terkait.
- Penerima notifikasi memberikan konfirmasi penerimaan.
- Tim hukum melakukan follow-up kepada penerima yang belum memberikan konfirmasi, dan jika perlu melakukan eskalasi.
- Penerima menjalankan langkah-langkah teknis yang diperlukan untuk menjaga data tetap aman.
- Selama proses litigasi, tim hukum mengirimkan pengingat berkala kepada custodian bahwa mereka masih berada dalam status legal hold.
- Setelah perkara hukum selesai, tim hukum mengirimkan notifikasi pelepasan kepada penerima bahwa litigation hold sudah dicabut.
Pendekatan spesifik bisa berbeda-beda tergantung organisasi dan situasi. Namun, sepanjang proses ini, tim hukum dan pihak yang bertanggung jawab wajib melacak serta mendokumentasikan setiap langkah untuk memastikan litigation hold dapat dipertahankan secara hukum, khususnya jika praktik perlindungan data (termasuk arsip data) dipertanyakan.
Jika sebuah organisasi gagal membuktikan bahwa proses litigation hold dilakukan secara benar, maka organisasi tersebut berisiko terkena sanksi berat dan berada pada posisi yang sangat merugikan secara hukum.
Organisasi besar umumnya memanfaatkan software legal hold untuk mengotomatisasi banyak langkah dalam proses ini, sehingga lebih mudah mengirimkan notifikasi serta memantau aktivitas para penerima. Selain itu, beberapa sistem penyimpanan dan platform berbasis data juga sudah dilengkapi fitur litigation hold yang dapat menimpa aturan retensi atau penghapusan data yang ada, sehingga data tidak bisa diubah atau dihapus sampai perkara hukum selesai.
Lihat praktik terbaik enterprise content management untuk implementasi, serta praktik terbaik dalam mempersiapkan permintaan e-discovery.