Apa itu Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook adalah email client populer yang digunakan untuk mengirim dan menerima email dengan mengakses Microsoft Exchange Server. Selain email, Outlook juga punya fitur manajemen kontak, kalender, dan task management.
Microsoft Outlook bisa digunakan sebagai aplikasi standalone, tapi juga menjadi bagian dari Microsoft Office suite dan Office 365, yang termasuk juga Microsoft Excel dan PowerPoint. Outlook bisa dipakai sebagai aplikasi personal email, sedangkan untuk bisnis, Outlook mendukung penggunaan multiuser. Pengguna juga bisa mengintegrasikannya dengan Microsoft SharePoint untuk berbagi dokumen, catatan proyek, kolaborasi dengan tim, mengirim reminder, dan banyak lagi.
Ada juga versi gratis berbasis browser dengan fitur terbatas. Bagi pengguna yang tidak butuh aplikasi penuh, versi ini bisa jadi pilihan alternatif dibandingkan berlangganan Microsoft 365.
Fitur Microsoft Outlook
Fitur dasar Outlook mencakup layanan email, pencarian email, flagging, color coding, serta opsi preview pane. Fungsi kalender memungkinkan pengguna menjadwalkan, melihat, dan berkomunikasi terkait appointment maupun meeting. Outlook juga menyediakan 99 GB archive storage dan opsi auto-reply.
Fitur tambahan Outlook antara lain:
- Calendar sharing. Bisa share kalender untuk melihat ketersediaan kolega saat scheduling meeting.
- @mention. Mengetik @ diikuti nama user lain akan otomatis menambahkan orang tersebut ke daftar penerima, menyorot mention, dan mengirim notifikasi.
- Email scheduling. Menulis email lebih awal lalu menentukan jadwal pengirimannya.
- Quick Parts. Menyimpan teks email tertentu agar bisa dipakai ulang di pesan berikutnya. Berguna untuk email yang sering dikirim ke banyak orang.
- New item alerts. Notifikasi pop-up ketika ada pesan baru masuk.
- Ignore messages. Semua pesan dalam satu thread bisa diatur agar langsung skip inbox dan masuk ke deleted items.
- File attachment reminder. Jika user menyebut attachment di email tapi lupa melampirkannya, Outlook akan memberikan reminder sebelum pesan dikirim.
- Clean Up Conversation. Hapus pesan yang sudah dibaca dan hanya simpan yang belum dibaca.
- Automatic calendar updates. Reservasi tiket pesawat, hotel, atau rental mobil otomatis ditambahkan ke kalender.
- Keyboard shortcuts. Beberapa shortcut penting antara lain:
- switch ke Mail (CTRL+1)
- switch ke Calendar (CTRL+2)
- switch ke Contacts (CTRL+3)
- buat appointment baru (CTRL+SHIFT+A)
- kirim pesan (ALT+S)
- reply pesan (CTRL+R)
Sejarah versi
Outlook pertama kali dirilis ke publik pada tahun 1997. Sejak saat itu, Microsoft terus merilis update dengan fitur tambahan. Beberapa versi penting antara lain:
- Outlook 2002 memperkenalkan autocomplete alamat email, group schedules, kategori kalender berwarna, integrasi MSN Messenger, dan reminder yang terpusat.
- Outlook 2003 menghadirkan mode Cached Exchange, flag berwarna, spam filter, desktop alert, dan search folders.
- Outlook 2007 menambahkan preview attachment, peningkatan filtering spam, fitur anti-phishing, serta perbaikan calendar sharing.
- Outlook 2010 menambahkan notifikasi ketika email akan dikirim tanpa subject, support multiple Exchange account dalam satu profil, serta kemampuan scheduling meeting langsung dari reply email. Spell check juga diperluas ke lebih banyak area UI.
- Outlook 2019 memperkenalkan focused inbox, auto-download attachment dari cloud, dan peningkatan sorting email.
Microsoft saat ini sedang menyiapkan pengganti untuk aplikasi Mail dan Calendar di Windows 10, serta Outlook client berbasis Win32 dengan satu aplikasi unified untuk Windows dan Mac. Versi Outlook ke depan kemungkinan juga akan lebih terintegrasi dengan Teams. Bahkan Microsoft sudah mengumumkan sedang mengembangkan fitur yang memungkinkan aplikasi berbasis Teams bisa langsung dijalankan di Outlook.