Apa itu order to cash?
Order to cash (OTC atau O2C) adalah serangkaian proses bisnis yang mencakup penerimaan dan pemenuhan permintaan pelanggan untuk barang atau layanan. Istilah ini digunakan oleh manajemen untuk menggambarkan komponen keuangan dalam proses penjualan kepada pelanggan.
Beberapa proses bisnis lain di tingkat konteks mencakup marketing to lead, procure to pay, hire to retire, concept to launch, serta sustain and retain.
Siklus O2C sangat penting untuk dioptimalkan agar bisnis dapat berjalan dengan lancar. Aktivitas dalam O2C dapat memengaruhi manajemen rantai pasokan, manajemen inventaris, dan kebutuhan tenaga kerja. Jika terjadi hambatan dalam salah satu langkah O2C, operasional bisa terganggu atau bahkan terhenti.
Selain itu, pemasukan kas dan modal kerja perusahaan juga sangat dipengaruhi oleh fungsi O2C. Jika ada keterlambatan dalam pembuatan faktur atau penagihan pembayaran, maka proses bisnis lain yang membutuhkan dana, seperti gaji karyawan, bisa ikut terhambat.
Beberapa vendor besar sistem ERP yang menyediakan layanan O2C meliputi Oracle, SAP, dan Workday. Sistem ini dapat mendukung siklus O2C dengan teknologi tambahan seperti manajemen pesanan, manajemen kredit, serta pelaporan dan pengelolaan data.
Langkah-langkah siklus O2C
Siklus O2C dimulai ketika pelanggan melakukan pembelian dan berlangsung melalui seluruh sistem pemrosesan pesanan perusahaan. Siklus ini terdiri dari beberapa sub-proses berdasarkan langkah-langkah berikut:
- Pesanan pelanggan didokumentasikan.
- Pesanan diproses atau layanan dijadwalkan.
- Pesanan dikirim ke pelanggan atau layanan diberikan.
- Tim akun piutang membuat dan mengirimkan faktur ke pelanggan.
- Pelanggan melakukan pembayaran, dan perusahaan mengumpulkan dana tersebut.
- Pembayaran dicatat dalam general ledger (buku besar).
Setelah siklus ini selesai, perusahaan sebaiknya mengumpulkan data terkait aktivitas O2C untuk mengidentifikasi kelemahan atau inefisiensi serta menemukan peluang perbaikan.
Perbedaan antara order to cash dan quote to cash
Quote to cash (Q2C) mencakup semua proses bisnis yang terlibat dalam penjualan produk. Oleh karena itu, O2C hanyalah salah satu bagian dari siklus Q2C. Siklus Q2C juga mencakup niat pembelian pelanggan, konfigurasi harga dan penawaran, serta manajemen siklus kontrak.
Kebutuhan pelanggan lebih terintegrasi dalam siklus Q2C karena melibatkan penentuan harga, bundling produk dan layanan, serta negosiasi. Sedangkan O2C hanya menangani transaksi pelanggan.