procurement plan

Apa itu procurement plan?

Procurement plan, atau disebut juga rencana manajemen pengadaan, adalah dokumen yang digunakan untuk mengatur proses mencari dan memilih vendor. Rencana ini menjelaskan kenapa dibutuhkan pemasok eksternal dan bagaimana proses pencariannya akan dilakukan, mulai dari identifikasi kebutuhan proyek sampai penutupan kontrak.

Tujuan dari procurement plan ini adalah untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan transparansi dalam proses pengadaan. Dokumen ini menjelaskan secara detail bagaimana produk atau layanan akan didapatkan dan bagaimana vendor akan dikelola selama proyek berlangsung. Rencana ini juga mencakup jenis kontrak yang akan digunakan, jadwal pengiriman atau implementasi produk/layanan, metrik yang akan digunakan untuk mengevaluasi kinerja vendor, serta penjelasan bagaimana keseluruhan proses pengadaan akan dilakukan.

Membuat procurement plan membantu organisasi menghindari hal-hal tak terduga dan keputusan dadakan. Dokumen ini bantu para pemimpin proyek menentukan apa yang perlu dibeli, kapan membelinya, dan dari siapa. Selain itu, rencana ini juga bisa memastikan apakah harapan dan kebutuhan proyek realistis serta apakah bisa diselesaikan sesuai dengan jadwal yang direncanakan.

Banyak organisasi juga memanfaatkan software procurement untuk mengotomatisasi dan mempercepat proses pengadaan, sekaligus mengoptimalkan workflow mereka.

Apa saja isi dari procurement plan?

Procurement plan bisa dibuat untuk kebutuhan teknis tertentu, proyek tertentu, atau gabungan kebutuhan dari berbagai sistem. Meskipun isinya bisa bervariasi, procurement plan yang baik biasanya mencakup:

  • Jenis kontrak yang akan digunakan dalam kesepakatan.
  • Penjelasan metrik untuk mengukur kinerja vendor.
  • Jadwal pengiriman atau implementasi produk/layanan.
  • Standar organisasi yang harus dipatuhi.
  • Jumlah vendor yang akan terlibat dan bagaimana pengelolaannya.
  • Pengaruh pengadaan terhadap batasan dan kendala dalam rencana proyek.
  • Penyelarasan waktu pengadaan dengan jadwal proyek.
  • Jika sudah ada, daftar vendor yang sudah lolos pra-kualifikasi.

Cara membuat procurement plan

Langkah-langkah membuat procurement plan yang efektif antara lain:

Jelaskan proses pengadaan. Bagian ini berisi gambaran umum langkah-langkah yang perlu diambil untuk memperoleh produk atau layanan dari vendor serta bagaimana proses ini akan dikelola.

Identifikasi peran dan tanggung jawab. Di bagian ini dituliskan siapa saja yang terlibat dalam proyek dan siapa stakeholder yang terdampak. Beberapa peran penting dalam pengadaan antara lain:

  • Project manager yang memantau jalannya proses dan mengontrol anggaran, jadwal, serta risiko.
  • Technical manager yang membuat statement of work (SOW) dan mengawasi kebutuhan teknis dari vendor.
  • Contract manager yang memberi saran dan dokumen terkait kontrak proyek.
  • Eksekutif C-Level yang membuat keputusan kontrak dan menyetujui kesepakatan akhir.
  • Pengacara yang bantu menyusun kontrak dan memberikan arahan hukum.

Identifikasi kebutuhan pengadaan. Di sini dijelaskan produk atau layanan yang akan dibeli dan alasan kenapa perlu dipasok dari luar, bukan internal.

Definisikan timeline proyek. Menjelaskan waktu pelaksanaan proyek dan kapan produk/layanan dibutuhkan agar tim tahu kapan harus mulai dan kapan harus selesai.

Jelaskan proses persetujuan perubahan. Mengatur bagaimana perubahan dalam proses pengadaan bisa dilakukan dan siapa saja yang harus menyetujui perubahan tersebut.

Tentukan teknik pengelolaan vendor. Bagian ini menjelaskan bagaimana cara mengelola vendor agar mereka memenuhi kontrak, antara lain:

  • Menentukan kriteria pemilihan vendor berdasarkan biaya dan analisis risiko.
  • Membuat SOW yang berisi jadwal, tenggat, dan persyaratan kepatuhan.
  • Menggunakan KPI untuk mengukur kualitas produk/layanan.
  • Melakukan pertemuan rutin proyek.
  • Meminta laporan berkala dari vendor ke pemilik proyek.

Jelaskan yurisdiksi hukum. Pastikan semua persyaratan hukum tercantum agar vendor dan organisasi patuh hukum, seperti CCPA dan GDPR.

Tentukan metode pembayaran. Jelaskan metode dan mata uang yang akan digunakan. Jika pembayaran dilakukan bertahap (misalnya per bulan), maka rincian jadwal dan jumlah harus jelas.

Jelaskan proses manajemen risiko. Menjelaskan profil risiko dari proyek, termasuk:

  • Toleransi risiko.
  • Peluang risiko terjadi.
  • Dampak risiko.
  • Jenis kontrak yang digunakan.
  • Kebijakan dan prosedur dalam kontrak.
  • Proses review dan persetujuan.

SOW juga penting dalam manajemen risiko karena memastikan vendor paham apa yang harus dikerjakan dan kapan harus selesai.

Identifikasi batasan proyek. Menjelaskan kendala dan batasan yang akan dihadapi tim proyek dan vendor, seperti:

Manfaat dari procurement planning

Rencana pengadaan punya banyak keuntungan, terutama dalam mengelola proses pengadaan. Beberapa manfaatnya antara lain:

  • Meningkatkan transparansi dan prediktabilitas proses pengadaan.
  • Membantu menggabungkan kebutuhan serupa dalam satu kontrak atau memecah kebutuhan kompleks jadi beberapa paket.
  • Menentukan kebutuhan tambahan sumber daya manusia lebih awal, termasuk bantuan eksternal.
  • Membandingkan pelaksanaan nyata dengan rencana dan memperbaiki proses jika ada yang melenceng.
  • Memfasilitasi diskusi antar stakeholder mengenai kebutuhan yang harus dipenuhi.
  • Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses pengadaan dan penutupan kontrak.

Contoh software procurement

Software procurement adalah aplikasi yang mengotomatisasi proses pembelian dan pencatatan inventaris. Dengan software ini, organisasi bisa membuat purchase order, membayar tagihan, melakukan pemesanan online, dan mencocokkan invoice dengan barang yang diterima.

Jenis software procurement dibagi menjadi empat kategori utama:

  • P2P (procure-to-pay): mengelola proses permintaan, pembelian, penerimaan, pembayaran, dan akuntansi barang/jasa.
  • Purchasing software: mengotomatisasi bagian akhir dari proses pengadaan dan menghubungkan fungsi pembelian dengan akuntansi.
  • RFP software: membantu pembuatan dan pengelolaan dokumen permintaan proposal (request for proposal).
  • Spend analysis software: mengumpulkan, mengelompokkan, dan menganalisis data pengeluaran.

Beberapa contoh software P2P terbaik antara lain:

  • SAP Ariba
  • SAP Fieldglass
  • Varis
  • Precoro
  • Coupa Software

Untuk kategori purchasing software, SAP Ariba dan Coupa termasuk yang paling populer. Alternatif lain seperti Certify by Emburse dan ProcurementExpress.com juga banyak digunakan.

Contoh software RFP yang terkenal meliputi:

  • RFPIO
  • Qvidian
  • RocketDocs
  • Loopio
  • RFP360
  • Qorus Software

Untuk spend analysis, software yang umum dipakai antara lain:

  • AppZen Spend Audit
  • GEP Smart
  • Coupa Spend Analysis
  • Oversight Spend Monitoring
  • Xeeva
  • SpendHQ
Tagged:

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *