Apa itu project charter?
Project charter adalah dokumen resmi singkat yang menyatakan bahwa sebuah proyek benar-benar ada, sekaligus memberikan wewenang tertulis kepada project manager untuk mulai bekerja. Dokumen ini berisi gambaran umum proyek agar semua orang punya pemahaman yang sama tentang tujuan, target, dan kebutuhan sumber daya, sebelum proyek dijabarkan secara detail.
Dalam dunia manajemen proyek, project charter punya peran penting untuk merencanakan dasar-dasar proyek dan bisa dijadikan acuan sepanjang siklus proyek berlangsung. Dokumen ini juga bisa menunjukkan kelayakan proyek serta potensi return on investment (ROI)-nya, sehingga peluang persetujuan jadi lebih besar.
Project charter membantu project manager menjelaskan kepada tim dan stakeholder tentang ruang lingkup, tujuan, siapa saja yang terlibat, hingga potensi risiko. Di beberapa perusahaan, fungsinya bisa mirip seperti business case. Pada perusahaan besar, dokumen ini bisa sampai beberapa halaman, tapi di perusahaan kecil biasanya cukup beberapa paragraf dengan poin-poin utama.
Apa saja yang ada di dalam project charter?
Biasanya template project charter memuat bagian-bagian berikut:
- Project goal. Alasan kenapa proyek ini dijalankan, ditulis singkat dan jelas. Dari sini biasanya ditentukan scope proyek.
- Project participants. Siapa saja yang terlibat dan apa peran mereka.
- Stakeholders. Sponsor proyek atau pihak yang terdampak langsung dan butuh tahu progresnya.
- Requirements. Sumber daya yang dibutuhkan agar tujuan tercapai.
- Constraints. Potensi hambatan atau bottleneck yang perlu diantisipasi.
- Implementation milestones. Tanggal mulai, target selesai, dan checkpoint penting.
- Communication. Bagaimana project manager akan berkomunikasi dengan owner, tim, dan stakeholder.
- Deliverables. Produk, proses, atau layanan yang akan dihasilkan.
- Cost. Gambaran umum anggaran proyek.
Project charter dibuat di awal proyek, dan biasanya ditandatangani untuk memberikan otorisasi resmi. Ini berarti project manager boleh mulai mengeksekusi rencana, menggunakan dana, dan memanfaatkan sumber daya perusahaan. Untuk proyek besar yang punya beberapa fase, biasanya dibuat charter terpisah di tiap fase.
Tips membuat project charter
Agar project charter efektif, project manager bisa mengikuti tips berikut:
- Singkat. Cukup beberapa kalimat per bagian. Fokus pada gambaran besar, bukan detail teknis.
- Libatkan tim. Diskusi dengan tim untuk menetapkan target realistis, milestone, dan potensi risiko.
- Pakai template. Biar rapi dan konsisten, serta bisa dipakai ulang di proyek berikutnya.
- Jelas strukturnya. Susun dengan label yang jelas untuk tiap bagian.
- Bikin rencana implementasi. Setelah rapi, lanjut ke eksekusi: koordinasi dengan tim dan stakeholder, plus pengumpulan dana dan resource.
Dokumen ini bisa bikin proses perencanaan proyek jadi lebih mulus, karena bisa terus dijadikan acuan selama proyek berjalan.
Template project charter
Berikut adalah komponen umum yang biasanya ada dalam project charter:
Biasanya, bagian awal charter memuat info umum proyek seperti nama, deskripsi, dan pihak yang terlibat. Di bagian tim, jelaskan juga peran dan tanggung jawab masing-masing anggota.
Beberapa tips tambahan:
- Nama proyek sebaiknya jelas dan menggambarkan tujuan proyek.
- Scope proyek juga perlu memuat batasan atau limitasi deliverable.
- Bagian risiko memuat kejadian paling mungkin dan paling berdampak.
- Tanggal mulai, milestone, dan selesai bisa berfungsi sebagai timeline proyek.