Apa itu RFI (request for information)?
RFI atau request for information adalah proses formal yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dari calon penyedia barang atau jasa. RFI ini biasanya disusun oleh pihak yang membutuhkan (customer) dan dikirimkan ke vendor potensial. Ini adalah tahap awal yang cukup luas dalam proses seleksi vendor untuk mempersempit pilihan yang ada.
RFI sangat berguna kalau suatu organisasi masih minim informasi soal vendor-vendor yang tersedia, dan ingin menghemat waktu serta biaya dalam proses evaluasi.
RFI sering dipakai dalam berbagai situasi, misalnya saat perusahaan ingin melakukan pembelian besar terkait TI. Tujuan dari RFI ini adalah untuk mengumpulkan data pasar secara terstruktur. Dokumen ini harus mencantumkan kebutuhan organisasi serta meminta jawaban spesifik tentang bagaimana vendor bisa memenuhinya.
Untuk membantu membedakan antar vendor, RFI yang baik akan fokus pada kebutuhan unik dari bisnis yang bertanya, serta pada isu-isu yang mungkin tidak dibahas oleh semua vendor.
Vendor yang menerima RFI biasanya diminta mengisi jawabannya dalam format standar, supaya mudah dibandingkan nanti.
Bidang Penggunaan
RFI bisa digunakan dalam berbagai bidang seperti TI, agensi iklan, hingga industri konstruksi. RFI juga bisa membantu memilih alat untuk sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan EHR (Electronic Health Records).
Di sektor TI, RFI biasanya dipakai untuk mencari software dari vendor. Karena software biasanya dipakai jangka panjang, organisasi harus benar-benar yakin memilih vendor yang tepat. Di sini, RFI sebaiknya mencantumkan kebutuhan bisnis seperti integrasi sistem lain, use case, dan opsi manajemen.
Dalam proyek konstruksi, RFI bisa dikirimkan oleh kontraktor ke desainer, ke klien, atau dari subkontraktor ke kontraktor utama. RFI konstruksi biasanya dikirim sebelum pengajuan penawaran. Isinya bisa berupa pertanyaan soal material, spesifikasi, gambar desain, standar, atau informasi kontrak.
Agensi iklan juga bisa pakai RFI untuk mengevaluasi agensi lain. Dalam konteks ini, RFI akan minta data soal klien-klien sebelumnya, potensi konflik, dan area keunggulan vendor.
Kalau perusahaan ingin mengadopsi sistem ERP, mereka bisa gunakan RFI untuk mengidentifikasi fitur yang dibutuhkan seperti akuntansi, produksi, manajemen persediaan, penjualan, dan teknologi SDM. Biasanya, RFI ERP ini lebih mendalam dari RFI pada umumnya.
Di bidang kesehatan, organisasi yang sedang mencari software EHR juga bisa pakai RFI. Dokumennya akan fokus pada kebutuhan fungsional, teknis, dan operasional.
Cara Menulis Template RFI
Format RFI akan tergantung pada industri masing-masing. Tapi secara umum, dokumen RFI biasanya sepanjang 4–5 halaman dan memuat bagian-bagian berikut:
- Ringkasan
- Informasi yang diminta
- Ekspektasi respons
- Klarifikasi
Bagian ringkasan ditulis untuk menjelaskan tujuan organisasi, baik jangka pendek maupun panjang. Harus ada juga informasi dasar tentang siapa pengirim RFI. Vendor harus paham siapa yang mengirim dokumen dan bahwa ini adalah permintaan informasi (RFI).
Bagian kedua menjelaskan informasi apa yang diminta. Misalnya jadwal pengiriman, kebutuhan fungsional, dan spesifikasi lain. Fokusnya adalah informasi dasar, bukan detail teknis mendalam.
Bagian berikutnya menjelaskan apa yang diharapkan dari jawaban vendor. Misalnya kriteria evaluasi, cara pengiriman jawaban, serta waktu deadline. Biasanya disediakan template agar jawaban dari semua vendor seragam dan mudah dibandingkan.
Bagian klarifikasi berisi detail tambahan atau hal-hal yang tidak dibahas di bagian sebelumnya. Bisa juga mencantumkan apa saja yang tidak perlu dijawab oleh vendor.
Secara keseluruhan, struktur RFI harus sesuai kebutuhan pengirim. Tujuan utamanya adalah memudahkan evaluasi vendor, jadi isi dan formatnya harus jelas dan ringkas.
Praktik Terbaik dalam Membuat RFI
Sebelum dan sesudah menulis RFI, ada beberapa hal penting yang perlu diingat agar dokumen tetap efektif dan efisien:
- Hanya minta informasi yang benar-benar dibutuhkan.
- Spesifik, tapi jangan terlalu mendalam di awal.
- Gunakan format seragam supaya mudah dibandingkan.
- Fokus pada informasi tentang kemampuan vendor, bukan harga dulu.
- Berikan waktu respons yang masuk akal, biasanya 1–2 minggu.
- Gunakan RFI hanya untuk mengumpulkan informasi awal, bukan menunjukkan niat beli.
- Sertakan gambar atau visual jika perlu, terutama untuk proyek konstruksi.
Respons terhadap RFI
Respons RFI adalah jawaban dari vendor terhadap dokumen yang dikirim organisasi. Banyak vendor yang pakai platform manajemen RFI untuk menjawabnya secara efisien. Mereka biasanya punya “jawaban template” yang bisa digunakan untuk mempercepat proses.
Proses balasannya bisa dilakukan online, termasuk lewat email atau upload dokumen. Bisa juga dikirim dalam bentuk fisik (hard copy).
Perbedaan RFI, RFP, dan RFQ
Selain RFI, ada juga RFP (Request for Proposal) dan RFQ (Request for Quotation). Masing-masing punya kegunaan dan tingkat detail yang berbeda.
RFP digunakan untuk permintaan informasi yang lebih spesifik, biasanya menyusul setelah RFI. RFP menjelaskan kebutuhan secara rinci dan menyertakan kriteria evaluasi. Biasanya dipakai saat sudah masuk tahap kompetisi atau bidding antar vendor.
RFQ adalah dokumen untuk meminta penawaran harga. Isinya fokus pada harga barang/jasa yang sudah jelas kebutuhannya. Misalnya daftar harga hardware.
Jadi, RFI dipakai di awal untuk eksplorasi informasi secara umum. Kalau sudah mulai mengarah ke pembelian, barulah pakai RFP. Kalau sudah tahu barang apa yang dibutuhkan dan tinggal minta harga, maka pakai RFQ.