Apa itu Runbook?
Runbook adalah serangkaian prosedur tertulis yang distandarisasi untuk menyelesaikan proses teknologi informasi (TI) yang berulang dalam sebuah perusahaan.
Runbook merupakan bagian dari protokol IT Infrastructure Library (ITIL), yang mencakup informasi dari berbagai proses TI, seperti manajemen pengetahuan dan manajemen masalah.
Apa tujuan dari Runbook?
Runbook menyediakan dokumen kontekstual bagi tim TI untuk meningkatkan konsistensi dan efisiensi melalui standarisasi. Runbook berfungsi sebagai panduan langkah demi langkah bagi profesional TI, baik yang baru maupun yang berpengalaman dalam tim.
Runbook biasanya digunakan untuk mengoptimalkan operasi rutin TI dan pemecahan masalah. Selain itu, runbook juga berperan sebagai dokumentasi dalam manajemen insiden TI dan membantu mengurangi waktu henti sistem.
Apa saja jenis-jenis Runbook?
Terdapat tiga jenis runbook:
- Manual. Berisi instruksi langkah demi langkah yang harus diikuti oleh operator.
- Semiautomatis. Terdiri dari kombinasi langkah manual dan otomatis.
- Otomatis. Tidak memerlukan intervensi manual sama sekali.
Berdasarkan fungsinya, runbook juga dapat dikategorikan sebagai:
- Runbook umum. Digunakan untuk aktivitas rutin departemen TI, seperti meninjau log audit, melakukan pencadangan harian, atau memantau kinerja sistem.
- Runbook khusus. Digunakan untuk proses operasional yang lebih kompleks, seperti pemulihan bencana (DR), gangguan jaringan, atau DevOps.
Perbedaan antara Runbook dan Playbook
Meskipun istilah ini sering digunakan secara bergantian, terdapat perbedaan mendasar antara runbook dan playbook.
Playbook memiliki cakupan lebih luas dibandingkan runbook dan sering kali mencakup beberapa runbook sekaligus.
Kapan sebaiknya membuat Runbook?
Organisasi dapat membuat runbook setelah proses operasional yang efektif telah ditetapkan dalam tim TI mereka. Runbook juga dapat dibuat secara proaktif untuk mengantisipasi kegagalan sistem TI atau setelah menganalisis laporan insiden dan post-mortem.
Administrator sistem harus secara berkala memperbarui dan memelihara runbook setelah dibuat.
Elemen-elemen dalam Runbook yang efektif
Runbook yang sukses memiliki lima atribut berikut:
- Dapat ditindaklanjuti. Mendokumentasikan tindakan yang harus dilakukan selama insiden terjadi.
- Dapat diakses. Anggota tim mengetahui di mana menemukannya.
- Akurat. Berisi informasi terkini dan bebas dari kesalahan.
- Otoritatif. Hanya ada satu runbook untuk setiap proses TI.
- Fleksibel. Mudah dimodifikasi untuk mencegah redundansi di masa depan.
Runbook yang komprehensif mencakup semua detail yang diperlukan agar sistem komputer dapat bekerja secara efisien. Berikut adalah contoh template runbook:
- Ringkasan. Menyediakan gambaran umum tentang proses atau layanan yang didokumentasikan.
- Otorisasi. Mengidentifikasi personel kunci atau peran yang dapat mengakses runbook.
- Langkah-langkah proses. Mencantumkan semua protokol yang diperlukan, termasuk instalasi dan penyebaran.
- Informasi pemantauan sistem. Menyediakan daftar semua peringatan sistem pemantauan yang memungkinkan serta instruksi pemicuannya.
- Rencana pemulihan bencana (DR). Mencakup semua perjanjian tingkat layanan (SLA), protokol eskalasi, dan pelaporan serta komunikasi respons insiden.
- Dokumentasi teknis. Mengacu atau mencantumkan konfigurasi, metrik bisnis, atau informasi sistem penting lainnya.
Cara menulis Runbook yang efektif
Menulis runbook yang efektif memerlukan riset dan analisis sebelumnya. Langkah-langkahnya meliputi:
- Perencanaan. Menentukan proses yang perlu didokumentasikan serta template dan panduan gaya yang digunakan.
- Riset. Berbicara dengan pakar materi, mengidentifikasi langkah-langkah kritis, serta menambahkan tangkapan layar, diagram, dan bagan alur untuk mendukung dokumentasi.
- Penulisan. Runbook dapat dibuat secara manual atau otomatis menggunakan perangkat lunak otomatisasi runbook.
- Pengujian. Runbook harus diuji oleh berbagai anggota tim untuk memastikan keakuratan dan kejelasannya.
- Pembaruan. Menetapkan sistem untuk memastikan bahwa proses yang didokumentasikan selalu diperbarui.