Apa itu TCO (Total Cost of Ownership)?
Total cost of ownership (TCO) atau biaya kepemilikan total adalah estimasi semua pengeluaran yang berhubungan dengan pembelian, penerapan, penggunaan, hingga penghentian sebuah produk atau perangkat.
TCO, atau biaya riil, menghitung total biaya dari awal hingga akhir siklus hidup suatu produk. Dengan begitu, TCO bisa memberikan gambaran yang lebih akurat untuk menilai value (biaya vs. return on investment / ROI) dibandingkan hanya melihat harga belinya saja.
Secara sederhana, TCO = harga beli awal + biaya operasional selama masa pakai aset.
Faktor apa saja yang menentukan TCO?
Secara umum, TCO mencakup biaya langsung, tidak langsung, bahkan biaya tak berwujud yang bisa dikonversi ke nilai uang.
Contoh, TCO sebuah server bisa meliputi harga beli yang mahal, tapi biaya tidak langsungnya mungkin lebih rendah karena dukungan IT yang baik atau manajemen sistem yang simpel berkat antarmuka yang user-friendly.
TCO menghitung semua biaya sejak pembelian sampai perangkat tersebut dihentikan.
Untuk server data center misalnya, TCO meliputi harga awal, perbaikan, biaya maintenance, upgrade, kontrak layanan atau support, integrasi jaringan, keamanan, lisensi software, hingga pelatihan karyawan.
Bahkan bisa termasuk syarat kredit saat perusahaan membeli produk tersebut. Selain itu, manajer pembelian bisa memberi nilai uang pada biaya tidak langsung seperti waktu manajemen sistem, listrik, downtime, asuransi, dan biaya overhead lainnya.
Total cost of ownership sebaiknya dibandingkan dengan total benefit of ownership (TBO) untuk menilai apakah sebuah pembelian layak dilakukan atau tidak.
Tantangan dalam menghitung TCO
Ada banyak metode dan tools software untuk menghitung TCO, tapi prosesnya tidak selalu sempurna. Banyak perusahaan gagal menetapkan satu metodologi yang konsisten. Akibatnya, keputusan pembelian tidak punya dasar informasi yang seragam.
Masalah lain, sulit menentukan lingkup biaya operasional dari sebuah perangkat IT; beberapa faktor biaya tersembunyi sering terlewat, seperti depresiasi dan garansi, atau tidak dibandingkan dengan benar antar produk.
Contoh, biaya support pada satu server mungkin termasuk biaya suku cadang. Ini bisa bikin biaya support lebih tinggi dibanding server lain, tapi di sisi lain bisa mengurangi biaya pembelian.
Analisis TCO juga jarang memperhitungkan kenaikan biaya tak terduga dari waktu ke waktu — misalnya harga upgrade part melonjak lebih tinggi dari perkiraan karena distributor berubah.
Selain itu, TCO tidak bisa memprediksi ketersediaan upgrade, layanan, atau dampak hubungan dengan vendor.
Kalau vendor software tiba-tiba menghentikan fitur tertentu setelah 3 tahun, berhenti menyediakan suku cadang setelah 5 tahun, atau stop support, perusahaan bisa menanggung biaya tambahan tak terduga yang jauh melampaui estimasi TCO awal.
Tagged:Data center opsmonitoring and management