Apa itu telecommuting?

Telecommuting memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan tugas pekerjaan dari luar tempat kerja tradisional dengan menggunakan alat komunikasi seperti email, pesan instan, telepon, aplikasi chat, dan video. Pertumbuhan internet yang pesat, bersama dengan kemajuan dalam komunikasi terintegrasi, kecerdasan buatan, dan robotika, telah mempermudah banyak tugas pekerjaan untuk dilakukan di luar tempat kerja normal.
Pekerja pengetahuan (knowledge workers) sangat cocok untuk bekerja dari rumah atau lokasi jarak jauh lainnya. Namun, pekerjaan yang memerlukan interaksi langsung dengan pelanggan, seperti pekerjaan perawatan pribadi atau pekerjaan yang memerlukan pengoperasian peralatan khusus, kurang cocok untuk telecommuting.

Ketika karyawan lebih sering melakukan telecommuting dibandingkan datang ke kantor, mereka disebut sebagai pekerja jarak jauh (remote workers). Perbedaan ini bisa penting di beberapa negara karena kata remote mengisyaratkan bahwa karyawan tinggal di luar jarak yang wajar untuk melakukan perjalanan ke tempat kerja mereka dan bisa saja tunduk pada kewajiban pajak dan hukum yang berbeda.

Jenis-jenis telecommuting

Tergantung pada kebutuhan perusahaan, pendekatan telecommuting dapat bervariasi.
Berikut adalah jenis-jenis telecommuting yang paling umum:

Telecommuting penuh waktu atau reguler. Pengaturan ini memungkinkan pekerja untuk menghabiskan setiap hari kerja yang dijadwalkan bekerja dari kantor rumah atau lokasi jarak jauh lainnya, seperti kafe. Meskipun mereka mungkin sesekali datang ke kantor, seluruh pekerjaan mereka diselesaikan dari jarak jauh. Telecommuting penuh waktu ideal untuk pekerja yang membutuhkan pengawasan minimal, memiliki koneksi internet yang stabil, dan nyaman bekerja dengan alat kerja virtual dari lokasi mana pun.
Telecommuting paruh waktu. Karyawan yang memilih opsi hybrid ini membagi waktu mereka antara bekerja dari rumah dan bekerja di kantor perusahaan. Sebagai contoh, seorang karyawan mungkin bekerja tiga hari dari rumah dan datang ke kantor dua hari sisanya.
Telecommuting sementara atau pengaturan khusus. Telecommuting jenis ini dilakukan untuk waktu yang singkat, seperti saat cuaca buruk dalam jangka panjang, bencana alam, atau saat pemulihan dari sakit.
Telecommuting freelance. Jenis telecommuting ini biasanya dilakukan oleh pekerja lepas atau kontraktor independen yang bukan karyawan penuh waktu dari sebuah perusahaan.

Keuntungan

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Gallup pada Juni 2022, lima dari sepuluh pekerja bekerja secara hybrid, dengan hanya dua dari sepuluh pekerja yang bekerja secara eksklusif di kantor, dan kecenderungan ini diperkirakan akan terus berkembang di masa depan.
Tidak diragukan lagi, pekerjaan telecommuting menawarkan berbagai keuntungan baik bagi karyawan individu maupun perusahaan tempat mereka bekerja. Beberapa manfaat tersebut antara lain:

Jadwal kerja fleksibel. Karyawan yang melakukan telecommuting cenderung menikmati jadwal kerja yang lebih fleksibel, karena mereka dapat bekerja dengan ritme sendiri tanpa tekanan atau pengawasan yang ketat.
Gangguan lebih sedikit. Karyawan tidak perlu menghadapi gangguan umum di tempat kerja seperti kebisingan kantor atau gosip di tempat kerja.
Produktivitas lebih tinggi. Dengan jadwal yang lebih fleksibel, gangguan yang lebih sedikit di tempat kerja, dan tidak perlu mengurus transportasi, pekerja telecommuting bisa lebih produktif.
Peningkatan loyalitas dan otonomi. Telecommuting meningkatkan loyalitas karyawan, karena mereka merasa lebih dipercaya oleh perusahaan, yang berujung pada peningkatan tingkat retensi karyawan. Ini juga memberikan karyawan rasa otonomi, karena mereka lebih mampu menyeimbangkan minat lain dalam hidup berkat waktu tambahan yang dihemat karena tidak perlu melakukan perjalanan ke tempat kerja.
Work-life balance. Karyawan yang melakukan telecommuting dapat mencapai work-life balance, karena mereka tidak perlu merencanakan janji atau acara penting lainnya hanya sebelum atau setelah jam kerja, karena tidak ada perjalanan yang terlibat.
Dampak positif bagi lingkungan. Telecommuting juga memberi manfaat bagi planet kita. Lebih sedikit pekerja yang bepergian berarti lebih sedikit emisi karbon-dioksida. Menurut penelitian Global Workplace Analytics pada 2019, jika mereka yang bisa bekerja dari jarak jauh melakukan telecommuting setidaknya 50% dari waktu mereka, itu setara dengan mengurangi seluruh angkatan kerja di negara bagian New York dari jalan. Ini karena 29% dari emisi gas rumah kaca di AS berasal dari sektor transportasi, menurut Center for Climate and Energy Solutions.
Penghematan biaya. Telecommuting juga dapat memiliki pengaruh positif terhadap keuangan baik bagi perusahaan maupun karyawan. Karyawan tidak perlu menghabiskan uang setiap minggu untuk transportasi dan pengeluaran lainnya seperti parkir. Perusahaan juga tidak perlu mempertahankan ruang kantor untuk pekerja atau membayar sewa dan biaya overhead lainnya. Perhitungan telework calculator menawarkan perkiraan tentang berapa banyak yang dapat dihemat oleh seseorang dalam biaya bensin dan perawatan kendaraan dengan telecommuting.
Kepastian bisnis. Jika terjadi bencana alam, organisasi dengan kerangka kerja telecommuting yang telah diterapkan dapat memiliki keuntungan kompetitif dengan mampu melanjutkan operasi selama krisis.

Tantangan

Meskipun telecommuting menawarkan banyak keuntungan, hal ini juga bisa menimbulkan beberapa tantangan. Beberapa kekurangan telecommuting antara lain:

Isolasi sosial. Sebagian besar pekerjaan telecommuting memerlukan lebih sedikit kontak pribadi dan sosial dengan manajer dan rekan kerja. Hal ini sering membuat karyawan merasa terisolasi secara sosial dan dapat merusak kesejahteraan emosional mereka.
Gangguan tambahan. Pekerja mungkin memiliki lebih banyak gangguan di rumah, seperti merawat hewan peliharaan dan anggota keluarga, yang bisa mengurangi produktivitas mereka.
Pengawasan yang menantang. Manajer mungkin merasa lebih sulit untuk mengawasi karyawan, karena mereka tidak bisa mengontrol bagaimana pekerja memanfaatkan waktu mereka. Perusahaan juga mungkin khawatir kehilangan pengawasan atas karyawan.
Risiko keamanan. Jika perusahaan tidak berhati-hati, karyawan yang melakukan telecommuting dapat secara tidak sengaja merusak posisi keamanan organisasi. Misalnya, jika pekerja jarak jauh tidak mengikuti praktik kebersihan siber perusahaan yang tepat, mereka dapat secara tidak sengaja memberikan akses kepada aktor ancaman ke jaringan dan data rahasia perusahaan.
Masalah terkait IT. Karena staf IT hanya dapat memberikan bantuan jarak jauh, pekerja jarak jauh mungkin merasa lebih sulit untuk menyelesaikan masalah terkait IT. Sebagai contoh, tim IT mungkin kesulitan untuk mengisolasi dan menyelesaikan masalah perangkat keras yang dialami oleh pekerja jarak jauh.

Praktik terbaik dalam manajemen tim

Karena jumlah orang yang bekerja dari rumah meningkat secara signifikan sejak pandemi, memiliki kebijakan telecommuting yang efektif lebih penting daripada sebelumnya. Manajer harus menjaga daftar praktik terbaik yang mencakup hal-hal berikut:

Membangun kepercayaan. Manajer harus membina budaya kepercayaan dan lingkungan kerja yang positif dengan meyakini bahwa karyawan sudah berusaha sebaik mungkin.
Kelola berdasarkan hasil. Produktivitas bisa menjadi perhatian saat karyawan melakukan telecommuting; namun, manajer hanya perlu khawatir tentang produktivitas jika karyawan tidak memenuhi peran yang sama seperti yang mereka lakukan saat di kantor.
Dorong kerja tim. Kerja tim sama pentingnya bagi pekerja jarak jauh seperti halnya bagi pekerja di kantor. Manajer harus memperlakukan kerja tim sebagai aktivitas kelompok.
Temui secara langsung. Jika memungkinkan, manajemen harus meluangkan waktu untuk bertemu dengan karyawan jarak jauh secara langsung sebagai tim untuk terus membina rasa kebersamaan yang kuat.
Libatkan pekerja jarak jauh dalam acara. Manajemen harus melibatkan pekerja jarak jauh dalam semua pertemuan dan acara yang dihadiri oleh karyawan yang bekerja di kantor.
Sesuaikan jadwal kerja fleksibel. Sebagian besar karyawan yang melakukan telecommuting lebih memilih pengaturan kerja fleksibel yang berfokus pada keseimbangan kehidupan kerja, yang juga harus didorong oleh manajemen.
Jelas dan singkat mengenai ekspektasi. Memastikan setiap pekerja tahu apa yang diharapkan dari mereka saat melakukan telecommuting sangat penting. Karyawan perlu mengetahui pertemuan yang harus mereka hadiri, tugas yang perlu diselesaikan, tenggat waktu mereka, dan tugas kritis lainnya yang harus diselesaikan tepat waktu agar tetap pada jalur yang benar.
Punya teknologi yang tepat untuk mendukung telecommuting. Memastikan teknologi dan perangkat lunak mudah diakses dan digunakan oleh pekerja jarak jauh akan mendukung komunikasi yang lebih baik antara anggota tim – apakah teknologi tersebut berupa email, perangkat lunak berbagi layar, saluran konferensi, perangkat lunak berbagi dokumen atau layanan lainnya.
Jaga komunikasi tetap sederhana. Manajer harus mendukung penggunaan teknologi komunikasi yang mudah diakses oleh semua anggota tim. Pekerja jarak jauh harus memiliki saluran komunikasi cepat untuk bertanya atau berkomunikasi dengan anggota tim lain jika diperlukan.
Sediakan dukungan IT. Manajer harus memastikan bahwa pekerja jarak jauh memiliki akses ke tim IT organisasi untuk masalah perangkat atau perangkat lunak. Pekerja jarak jauh sangat bergantung pada fungsionalitas teknologi mereka untuk berkomunikasi dan menyelesaikan pekerjaan mereka.

Teknologi untuk telecommuting

Teknologi yang digunakan untuk mendukung telecommuting berbeda-beda tergantung pada industrinya. Namun, produk perangkat lunak berikut dapat berguna di banyak pengaturan telecommuting:

Google Workspace. Workspace adalah seperangkat perangkat lunak kolaborasi yang mencakup versi bisnis dari Gmail, Kalender, Google Docs, Chat, Drive, Forms, Sheets, dan Sites.
Zoom. Zoom adalah platform komunikasi yang mendukung berbagi layar dan panggilan video. Pengguna dapat terhubung melalui audio, video, telepon, dan chat.
Slack. Slack adalah aplikasi pesan instan yang digunakan karyawan untuk tetap terhubung dan mendapatkan informasi terbaru. Pekerja juga bisa menggunakan Slack untuk melacak dan menjadwalkan pertemuan.
Microsoft Teams. Tim jarak jauh umumnya menggunakan perangkat lunak ini untuk pertemuan, konferensi video, wawancara, presentasi, dan komunikasi vital lainnya.
Asana. Asana adalah alat kolaborasi tim berbasis cloud. Pengguna dapat memecah proyek menjadi tugas yang bisa dilacak oleh anggota tim. Asana dilengkapi dengan alat beban kerja yang menyederhanakan pembagian pekerjaan di antara tim.

Organisasi dapat menggunakan kombinasi produk ini dan aplikasi lainnya untuk beralih ke budaya kerja yang mendukung telecommuting. Sebagai contoh, voice over IP dan unified communications as a service semakin populer di tempat kerja. Vendor produk ini termasuk 8×8, Dialpad, GoTo, dan RingCentral. Organisasi yang ingin membuat telecommuting lebih lancar bagi karyawan dapat menggunakan produk virtualisasi seperti Amazon WorkSpaces, IBM Cloud, Cisco VXI, atau Red Hat Virtualization.

Telecommuting vs. kerja jarak jauh

Telecommuting dan kerja jarak jauh hampir memiliki makna yang sama. Namun, perbedaannya terletak pada jarak. Kerja jarak jauh berarti bahwa karyawan tinggal di luar wilayah geografis lokasi organisasi. Sementara itu, telecommuting mengindikasikan bahwa karyawan cukup dekat dengan organisasi sehingga mereka bisa bekerja di tempat kerja setidaknya sebagian waktu.
Sebuah organisasi bisa memiliki kelompok karyawan yang melakukan telecommuting dari jarak sedang atau bekerja jarak jauh dari seluruh dunia.

telecommuting