Apa itu web content management system (WCMS)?

Apa itu Web Content Management System (WCMS)?

Web Content Management System (WCMS) adalah jenis sistem manajemen konten (CMS) yang menyediakan cara bagi organisasi untuk mengelola informasi digital di situs web melalui pembuatan dan pemeliharaan konten tanpa memerlukan pengetahuan sebelumnya tentang pemrograman web atau bahasa markup.

Pengelolaan konten web secara efektif dapat memiliki aplikasi yang berguna di perusahaan, menghasilkan wawasan untuk pengambilan keputusan dan menghasilkan hasil, serta nilai.

Bagaimana cara kerja WCMS?

WCMS membantu pengguna untuk mempertahankan, mengontrol, mengubah, dan menyusun ulang konten di halaman web. Pengguna menyimpan konten dalam database dan dapat menyusun konten menggunakan bahasa fleksibel seperti Extensible Markup Language (XML) atau .Net. Pengguna dapat mengakses WCMS melalui browser web, kemudian mengedit konten dan mempertahankan kontrol tata letak dari antarmuka berbasis browser tersebut.

WCMS memiliki dua bagian berikut:

Aplikasi manajemen konten (CMA). Antarmuka pengguna ini memungkinkan pengguna—seperti pemasar dan pembuat konten—untuk merancang, membuat, memodifikasi, dan menghapus konten dari situs web tanpa memerlukan bantuan dari departemen TI.
Aplikasi pengiriman konten (CDA). Ini menyediakan layanan backend yang mengubah konten yang dibuat pengguna di CMA menjadi situs web yang dapat diakses pengunjung.

Sebuah organisasi dapat menjalankan WCMS di pusat data sendiri atau di cloud.

Kenapa menggunakan WCMS?

WCMS membantu bisnis untuk membuat, mengelola, dan menerbitkan konten di situs web, yang merupakan saluran pemasaran yang penting. Biasanya, taktik pemasaran digital seperti email, media sosial, cetak, dan iklan lainnya mengarahkan pelanggan ke situs web perusahaan, sehingga penting bagi bisnis untuk memiliki dan mempertahankan keberadaan web. WCMS adalah teknologi yang mendukung situs web yang berfokus pada pembuatan dan berbagi konten—seperti blog dan portofolio. Namun, organisasi juga dapat menggunakan WCMS untuk tujuan lain, termasuk toko online atau forum online.

WCMS menyediakan alat bagi bisnis untuk memastikan konsistensi merek di seluruh saluran web dan seluler dengan memisahkan konten dan penyajian. Sistem ini memungkinkan bisnis memiliki kontrol editorial, mengotomatisasi upaya pemasaran, dan menerbitkan konten dengan cepat dan mudah sambil mempertahankan kontrol versi.

Kemampuan dan fitur

WCMS biasanya memungkinkan pengguna untuk melakukan hal-hal berikut:

Mendesain, membuat, dan mempertahankan konten yang dipersonalisasi untuk situs web.
Meninjau dan menyetujui konten sebelum diterbitkan.
Menggunakan proses penerbitan otomatis.

WCMS umumnya mencakup fitur-fitur berikut:

Template standar otomatis. Pengguna dapat dengan mudah menambahkan konten baru atau yang sudah ada, daripada harus mendesain template mereka sendiri.
Kontrol akses. Administrator dapat mengontrol siapa yang memiliki akses ke halaman di situs web.
Ekspansi yang dapat diskalakan. Organisasi dapat memperluas implementasi di beberapa domain.
Alat pengeditan berbasis web. Pengguna dapat membuat dan menyesuaikan konten, seperti menambahkan judul dan header untuk meningkatkan struktur konten atau mendesain halaman web dengan alat drag-and-drop.
Alat personalisasi. Pengguna dapat membuat pengalaman digital yang dipersonalisasi. Pemasar dan pengembang konten dapat menyajikan halaman konten yang ditargetkan kepada pengguna berdasarkan profil pelanggan dan perilaku masa lalu mereka.
Plugin. Plugin atau modul memperluas fungsionalitas situs.
Pembaruan perangkat lunak. Ini menjaga WCMS agar tetap sesuai dengan standar web terkini.
Manajemen alur kerja. Ini memungkinkan pengguna yang berwenang untuk meninjau dan menyetujui konten sebelum dipublikasikan.
Alat kolaborasi. Beberapa pengguna dapat memodifikasi konten dan menyertakan fitur untuk mengumpulkan umpan balik pengguna.
Manajemen dokumen. Bisnis dapat mengelola siklus hidup dokumen, termasuk pembuatan, revisi, publikasi, arsip, dan penghapusan.
Multibahasa. Organisasi dapat menampilkan konten dalam berbagai bahasa.
Versi. Editor dapat mengambil versi sebelumnya dari konten.

Kelebihan menggunakan WCMS

WCMS menawarkan manfaat berikut bagi organisasi:

Biaya rendah. WCMS biasanya murah, sering kali gratis atau menawarkan langganan yang menguntungkan dibandingkan dengan biaya keseluruhan.
Mudah digunakan. Sebagian besar opsi WCMS ramah pengguna dan memungkinkan orang yang tidak memiliki latar belakang teknis untuk membuat atau mempertahankan konten.
Kemudahan kustomisasi. WCMS menciptakan tata letak universal yang memungkinkan pengguna pemula untuk dengan mudah membuat dan menyesuaikan tampilan depan.
Manajemen alur kerja. Administrator dapat mengontrol dan mempersonalisasi manajemen alur kerja di WCMS. Beberapa opsi WCMS memungkinkan administrator untuk membuat aturan manajemen alur kerja mereka sendiri dan memberikan serangkaian langkah untuk mengatur setiap tugas.
Optimasi mesin pencari (SEO). WCMS memberikan alat pengeditan yang dibutuhkan bisnis untuk meningkatkan peringkat mesin pencari. Pengguna dapat dengan mudah membuat konten dengan kata kunci yang tepat, menyediakan informasi meta—seperti deskripsi, kata kunci, dan teks alternatif untuk gambar—dan menghubungkan konten dalam teks.

Kekurangan menggunakan WCMS

Namun, WCMS bukanlah solusi terbaik untuk semua organisasi. Kekurangan WCMS antara lain:

Biaya tinggi untuk implementasi besar. WCMS bisa mahal untuk perusahaan besar karena memerlukan pelatihan dan sertifikasi yang ekstensif. Pemeliharaan WCMS juga bisa mahal karena perangkat lunak sering memerlukan pembaruan dan pembaruan lisensi.
Masalah latensi. Sistem yang lebih besar bisa menjadi lebih lambat seiring waktu jika bisnis tidak menjaga perangkat keras terbaru atau jika file cache tumbuh terlalu besar.
Risiko keamanan. Jika seorang administrator tidak secara teratur mem-patch WCMS untuk ancaman keamanan, sistem tetap rentan terhadap peretas. Untuk meminimalkan risiko keamanan, administrator harus memantau dan memelihara banyak bagian dari WCMS—seperti perangkat lunak server web, MySQL, dan plugin atau add-on.

Jenis-jenis WCMS

Proses offline. Jenis WCMS ini memproses konten sebelum dipublikasikan ke server langsung. Sistem pemrosesan offline memungkinkan pengguna bekerja pada konten meskipun mereka tidak terhubung ke internet. Menggunakan sistem ini, konten yang diunggah pengguna ke CMS tidak akan tampil langsung sampai penulis konten menyetujuinya.
Proses online. Sistem pemrosesan online menggunakan template sesuai permintaan dan kapan pun pengguna menambahkan konten ke halaman web untuk publikasi. Setiap kali pengguna masuk ke CMS melalui browser web dan mengakses halaman, HTML akan dihasilkan. Berbeda dengan sistem pemrosesan offline yang memproses konten sebelumnya dan menerapkan template sebelumnya, sistem pemrosesan online hanya memproses template ketika pengguna memintanya. Sistem pemrosesan online termasuk Joomla dan Drupal.
Proses hibrida. Sistem pemrosesan hibrida menggunakan kombinasi pemrosesan offline dan online. Sistem ini dapat menghasilkan kode yang dapat dieksekusi, seperti Java Server Pages, Active Server Pages, atau PHP (PHP Hypertext Preprocessor) alih-alih HTML, yang berarti sistem tidak perlu dipasang di setiap server web.

CMS Tradisional vs. WCMS

Ada banyak kesamaan antara CMS tradisional dan WCMS, jadi kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian, tetapi ada perbedaan antara keduanya. CMS tradisional adalah perangkat lunak yang digunakan bisnis untuk membuat, mengedit, mengelola, dan menerbitkan konten—biasanya konten terstruktur—seperti dokumen atau catatan, serta file video dan audio. WCMS, di sisi lain, adalah jenis CMS yang berfokus terutama pada pengelolaan konten halaman web, yang mencakup grafik, video, audio, dan gambar.

Sistem manajemen konten web dan vendor

Banyak vendor yang menyediakan perangkat lunak WCMS, mempermudah proses pembuatan dan pengunggahan konten unik. Berikut adalah beberapa contoh WCMS:

Adobe Experience Manager

Adobe Experience Manager, yang merupakan bagian dari Adobe Experience Cloud, dirancang untuk membantu organisasi besar membangun situs web, aplikasi seluler, dan formulir. Sorotan produk termasuk:

Menawarkan manajemen aset digital, analitik, dan fitur penargetan.
Integrasi dengan produk Adobe lainnya serta dengan Salesforce dan Microsoft Dynamics.

Drupal

Drupal adalah platform CMS sumber terbuka yang dapat disesuaikan dan dapat menangani sejumlah besar data. Sorotan produk termasuk:

Pengguna dapat menambahkan modul ke situs, mirip dengan plugin di WordPress.
Menawarkan sistem manajemen pengguna bawaan, di mana pengguna dapat membuat peran baru dan menentukan izin.

WordPress

WordPress adalah salah satu CMS paling populer, dengan jutaan situs web yang menggunakannya. Sorotan produk termasuk:

Menawarkan ribuan plugin dan template gratis yang memungkinkan pengguna membuat dan mengelola situs web.
Platform sumber terbuka, yang memungkinkan pengembang untuk menyesuaikan dan mengubah kode sumber CMS jika perlu.

Secara keseluruhan, WCMS merupakan alat yang kuat untuk mendukung upaya pembuatan dan pengelolaan situs web dinamis yang mengandung banyak jenis konten digital.

web content management system (WCMS)