{"id":3518,"date":"2025-05-01T19:08:57","date_gmt":"2025-05-01T12:08:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/?p=3518"},"modified":"2025-05-01T19:08:57","modified_gmt":"2025-05-01T12:08:57","slug":"records-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/","title":{"rendered":"records management"},"content":{"rendered":"<p>Records management adalah proses pengelolaan dan pengawasan terhadap dokumen, baik yang berbentuk digital maupun fisik, tanpa memandang formatnya. Aktivitas dalam records management mencakup pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, hingga pembuangan dokumen. Dalam konteks ini, &#8220;record&#8221; berarti konten yang mencatat suatu <a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/transaction\/\">transaksi<\/a> bisnis.<\/p>\n<p>Dokumen yang termasuk &#8220;records&#8221; bisa berupa kontrak, memo, file kertas, file elektronik, laporan, email, video, log pesan instan, dan juga <a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/database\/\">database<\/a>. Untuk dokumen fisik biasanya disimpan di dalam boks atau lemari arsip, baik di kantor maupun di gudang penyimpanan. Sementara itu, dokumen digital disimpan di <a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/storage-medium\/\">media penyimpanan<\/a>, baik lokal, off-site, atau di <u>cloud<\/u>.<\/p>\n<h2>Bagaimana cara kerja records management?<\/h2>\n<p>Tujuan utama dari records management adalah memastikan dokumen penting tetap <a href=\"https:\/\/www.techtarget.com\/searchcontentmanagement\/answer\/Why-are-accessible-documents-important\/\">mudah diakses<\/a> untuk kebutuhan operasional maupun audit. Biasanya spreadsheet dipakai buat melacak lokasi penyimpanan dokumen.<\/p>\n<p>Tapi sekarang sudah banyak software yang mendukung pengelolaan records dengan menggunakan <a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/taxonomy\/\">taxonomy<\/a> dan <a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-retention-schedule\/\">records retention schedule<\/a>. Aplikasi semacam ini dikenal sebagai enterprise information management system, yang juga mendukung proses information governance.<\/p>\n<p>Records management sendiri adalah bagian penting dari rencana information governance. Proses manajemen siklus hidup dokumen biasanya terdiri dari lima tahap:<\/p>\n<ol class=\"default-list\/\">\n<li>Membuat atau menerima dokumen<\/li>\n<li>Menggunakan atau memodifikasi dokumen<\/li>\n<li>Menyimpan dan melindungi dokumen<\/li>\n<li>Menghapus atau menghancurkan dokumen yang sudah tidak diperlukan<\/li>\n<li>Mengarsipkan dokumen yang perlu disimpan jangka panjang<\/li>\n<\/ol>\n<h2>Kenapa records management itu penting?<\/h2>\n<p>Records management memastikan dokumen dikelola dan diakses dengan aman. Ini juga membantu organisasi memenuhi regulasi hukum terkait informasi.<\/p>\n<p>Beberapa alasan kenapa records management itu penting:<\/p>\n<ul class=\"default-list\/\">\n<li><b>Nilai historis.<\/b> Dokumen lama bisa dijadikan referensi dan bukti perkembangan bisnis. Ini berguna dalam pengambilan keputusan yang lebih akurat.<\/li>\n<li><b>Keamanan.<\/b> Menghindari kehilangan dokumen karena penyimpanan yang buruk atau insiden seperti <a href=\"https:\/\/www.techtarget.com\/whatis\/feature\/Hacking-vs-spoofing-Whats-the-difference\/\">hacking<\/a>.<\/li>\n<li><b>Kepatuhan.<\/b> Dengan adanya sistem <a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/regulatory-compliance\/\">regulatory compliance<\/a>, organisasi bisa mematuhi hukum, menghindari denda dan gugatan.<\/li>\n<li><b>Kontrol akses.<\/b> Sistem records management bisa mengatur siapa yang berhak mengakses data berdasarkan peran atau divisi.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Kelebihan dan kekurangan records management<\/h2>\n<p>Kelebihan dari memiliki sistem records management antara lain:<\/p>\n<p>Mempermudah pencarian dokumen terkait insiden atau permintaan hukum (misalnya subpoena).<\/p>\n<p>Membantu memenuhi tuntutan klien atau peraturan terkait <a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/access-control\/\">akses dan manajemen konten<\/a>.<\/p>\n<p>Namun, ada juga tantangannya:<\/p>\n<ul class=\"default-list\/\">\n<li><b>Biaya.<\/b> Implementasi sistem butuh investasi, termasuk perangkat keras, software, cloud storage, dan lainnya.<\/li>\n<li><b>SDM.<\/b> Mencari tenaga ahli dalam bidang ini bisa jadi tantangan tersendiri.<\/li>\n<li><b>Kebijakan dan prosedur.<\/b> Harus dibuat <a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/data-retention-policy\/\">data retention policy<\/a> yang jelas dan sesuai standar.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Standar records management<\/h2>\n<p>Organisasi terbesar yang fokus di bidang ini adalah <a href=\"https:\/\/www.arma.org\/page\/MissionAndVision\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\/\">ARMA International<\/a>. Bersama profesional IT, mereka membuat <a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/Generally-Accepted-Recordkeeping-Principles-the-Principles\/\">Generally Accepted Recordkeeping Principles<\/a> yang mencakup 8 prinsip dasar:<\/p>\n<ul class=\"default-list\/\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/accountability\/\">Accountability<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/transparency\/\">Transparency<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/integrity\/\">Integrity<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/data-protection\/\">Protection<\/a><\/li>\n<li>Compliance<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/data-availability\/\">Availability<\/a><\/li>\n<li>Retention<\/li>\n<li>Disposition<\/li>\n<\/ul>\n<p>Standar internasional dari <a href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/ISO\/\">ISO<\/a> juga cukup banyak. Contohnya:<\/p>\n<p>ISO 15489-1:2016 \u2014 Konsep dan prinsip dasar records management.<\/p>\n<p>ISO 15489-2:2016 \u2014 Panduan penerapan sistem records management.<\/p>\n<p>Masih ada banyak standar lainnya, termasuk dari ANSI dan ARMA yang lebih detail untuk pengelolaan vital records, records center, dan lainnya.<\/p>\n<h2>Pelatihan dan sertifikasi records management<\/h2>\n<p>Beberapa sertifikasi yang bisa diikuti:<\/p>\n<ul class=\"default-list\/\">\n<li><b>AIIM Certified Information Professional<\/b><\/li>\n<li><b>ARMA Certified Information Governance Professional<\/b><\/li>\n<li><b>ICRM Certified Records Manager<\/b><\/li>\n<li><b>Sertifikasi ISO 15489<\/b><\/li>\n<\/ul>\n<h2>Kebijakan records management<\/h2>\n<p>Organisasi idealnya punya kebijakan formal yang mengatur proses pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan pembuangan records. Kebijakan ini bisa mengacu ke standar ISO 15489 dan ISO 30301. Hal ini juga jadi bukti kuat saat organisasi menjalani proses <a href=\"https:\/\/www.techtarget.com\/searchdatabackup\/tip\/How-to-conduct-a-data-privacy-audit-step-by-step\/\">audit<\/a>.<\/p>\n<h2>Contoh implementasi nyata<\/h2>\n<p>Sebuah lembaga pemerintah di Washington beralih dari arsip kertas ke sistem otomatis (KwikTag, kini milik Paymerang). Mereka menghadapi tantangan seperti ruang penyimpanan dan pelatihan karyawan untuk mengikuti kebijakan baru.<\/p>\n<h2>Cybersecurity &amp; sustainability<\/h2>\n<p>Program records management harus sinkron dengan inisiatif keamanan siber dan <a href=\"https:\/\/www.techtarget.com\/sustainability\/feature\/How-to-make-a-business-case-for-sustainable-IT\/\">sustainabilitas<\/a>. Contohnya:<\/p>\n<p>Tim IT harus pastikan sistem keamanan bisa lindungi semua jenis records.<\/p>\n<p>Tim lingkungan perlu koordinasi terkait penyimpanan digital yang konsumsi daya dan ruang server-nya besar.<\/p>\n<h2>Sistem dan vendor records management<\/h2>\n<p>Beberapa sistem records management populer:<\/p>\n<ul class=\"default-list\/\">\n<li><b>Box<\/b><\/li>\n<li><b>DocuPhase<\/b><\/li>\n<li><b>Laserfiche<\/b><\/li>\n<li><b>Microsoft SharePoint<\/b><\/li>\n<li><b>Newgen<\/b><\/li>\n<li><b>OpenText Extended ECM<\/b><\/li>\n<li><b>Revver (dulunya EFileCabinet)<\/b><\/li>\n<\/ul>\n<h2>Masa depan records management<\/h2>\n<p>Beberapa tren teknologi ke depan:<\/p>\n<ul class=\"default-list\/\">\n<li><b>AI &amp; machine learning<\/b> \u2014 bantu klasifikasi dan otomatisasi records.<\/li>\n<li><b>Blockchain<\/b> \u2014 verifikasi dokumen digital biar gak bisa dimanipulasi.<\/li>\n<li><b>Cloud storage<\/b> \u2014 manajer records harus paham risiko dan manfaat cloud.<\/li>\n<li><b>Backup &amp; recovery<\/b> \u2014 penting untuk mitigasi kehilangan data.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Records management adalah proses pengelolaan dan pengawasan terhadap dokumen, baik yang berbentuk digital maupun fisik, tanpa memandang formatnya. Aktivitas dalam records management mencakup pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, hingga pembuangan dokumen. Dalam konteks ini, &#8220;record&#8221; berarti konten yang mencatat suatu transaksi bisnis. Dokumen yang termasuk &#8220;records&#8221; bisa berupa kontrak, memo, file kertas, file elektronik, laporan, email, [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[187],"tags":[185],"class_list":["post-3518","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-data-analytics-and-ai","tag-information-management-and-governance"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v24.9 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Apa itu records management? - Istilah Komputer<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"id_ID\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Apa itu records management? - Istilah Komputer\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Records management adalah proses pengelolaan dan pengawasan terhadap dokumen, baik yang berbentuk digital maupun fisik, tanpa memandang formatnya. Aktivitas dalam records management mencakup pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, hingga pembuangan dokumen. Dalam konteks ini, &#8220;record&#8221; berarti konten yang mencatat suatu transaksi bisnis. Dokumen yang termasuk &#8220;records&#8221; bisa berupa kontrak, memo, file kertas, file elektronik, laporan, email, [&hellip;]\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Istilah Komputer\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2025-05-01T12:08:57+00:00\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"adhit\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Ditulis oleh\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"adhit\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Estimasi waktu membaca\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"3 menit\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"WebPage\",\"@id\":\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/\",\"url\":\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/\",\"name\":\"Apa itu records management? - Istilah Komputer\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/#website\"},\"datePublished\":\"2025-05-01T12:08:57+00:00\",\"author\":{\"@id\":\"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/#\/schema\/person\/ec7c6c711087fb70886ff5a4fe68e83d\"},\"breadcrumb\":{\"@id\":\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/#breadcrumb\"},\"inLanguage\":\"id\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"ReadAction\",\"target\":[\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/\"]}]},{\"@type\":\"BreadcrumbList\",\"@id\":\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/#breadcrumb\",\"itemListElement\":[{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":1,\"name\":\"Home\",\"item\":\"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/\"},{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":2,\"name\":\"records management\"}]},{\"@type\":\"WebSite\",\"@id\":\"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/#website\",\"url\":\"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/\",\"name\":\"Istilah Komputer\",\"description\":\"\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"SearchAction\",\"target\":{\"@type\":\"EntryPoint\",\"urlTemplate\":\"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/?s={search_term_string}\"},\"query-input\":{\"@type\":\"PropertyValueSpecification\",\"valueRequired\":true,\"valueName\":\"search_term_string\"}}],\"inLanguage\":\"id\"},{\"@type\":\"Person\",\"@id\":\"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/#\/schema\/person\/ec7c6c711087fb70886ff5a4fe68e83d\",\"name\":\"adhit\",\"image\":{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"id\",\"@id\":\"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/#\/schema\/person\/image\/\",\"url\":\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-content\/litespeed\/avatar\/808829c8eb1b70c161b392916104c2ba.jpg?ver=1777193465\",\"contentUrl\":\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-content\/litespeed\/avatar\/808829c8eb1b70c161b392916104c2ba.jpg?ver=1777193465\",\"caption\":\"adhit\"},\"sameAs\":[\"https:\/\/linuxid.net\/istilah\"],\"url\":\"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/author\/xsandradietsax\/\"}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"Apa itu records management? - Istilah Komputer","robots":{"index":"index","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"canonical":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/","og_locale":"id_ID","og_type":"article","og_title":"Apa itu records management? - Istilah Komputer","og_description":"Records management adalah proses pengelolaan dan pengawasan terhadap dokumen, baik yang berbentuk digital maupun fisik, tanpa memandang formatnya. Aktivitas dalam records management mencakup pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, hingga pembuangan dokumen. Dalam konteks ini, &#8220;record&#8221; berarti konten yang mencatat suatu transaksi bisnis. Dokumen yang termasuk &#8220;records&#8221; bisa berupa kontrak, memo, file kertas, file elektronik, laporan, email, [&hellip;]","og_url":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/","og_site_name":"Istilah Komputer","article_published_time":"2025-05-01T12:08:57+00:00","author":"adhit","twitter_card":"summary_large_image","twitter_misc":{"Ditulis oleh":"adhit","Estimasi waktu membaca":"3 menit"},"schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/","url":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/","name":"Apa itu records management? - Istilah Komputer","isPartOf":{"@id":"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/#website"},"datePublished":"2025-05-01T12:08:57+00:00","author":{"@id":"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/#\/schema\/person\/ec7c6c711087fb70886ff5a4fe68e83d"},"breadcrumb":{"@id":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/#breadcrumb"},"inLanguage":"id","potentialAction":[{"@type":"ReadAction","target":["https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/"]}]},{"@type":"BreadcrumbList","@id":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/records-management\/#breadcrumb","itemListElement":[{"@type":"ListItem","position":1,"name":"Home","item":"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/"},{"@type":"ListItem","position":2,"name":"records management"}]},{"@type":"WebSite","@id":"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/#website","url":"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/","name":"Istilah Komputer","description":"","potentialAction":[{"@type":"SearchAction","target":{"@type":"EntryPoint","urlTemplate":"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/?s={search_term_string}"},"query-input":{"@type":"PropertyValueSpecification","valueRequired":true,"valueName":"search_term_string"}}],"inLanguage":"id"},{"@type":"Person","@id":"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/#\/schema\/person\/ec7c6c711087fb70886ff5a4fe68e83d","name":"adhit","image":{"@type":"ImageObject","inLanguage":"id","@id":"https:\/\/linuxid.net\/istilah\/#\/schema\/person\/image\/","url":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-content\/litespeed\/avatar\/808829c8eb1b70c161b392916104c2ba.jpg?ver=1777193465","contentUrl":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-content\/litespeed\/avatar\/808829c8eb1b70c161b392916104c2ba.jpg?ver=1777193465","caption":"adhit"},"sameAs":["https:\/\/linuxid.net\/istilah"],"url":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/author\/xsandradietsax\/"}]}},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3518","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3518"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3518\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5739,"href":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3518\/revisions\/5739"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3518"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3518"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.linuxid.net\/istilah\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3518"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}